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HomeMy WebLinkAbout2018-02-07 City Council Work Session PacketAgenda City Cou n cil Work Session City of Edina, Minnesota Edina City Hall Community Room Wednesday, February 7, 2018 5:30 PM I.Call To Order II.Roll Call III.MOTION TO CLOSE SESSION: As permitted by MS 13D.05 Subd. 3 to conduct the City Manager Performance Review IV.City Manager Performance Review V.Motion to move back into Open Session VI.Final Updates for 2017 Work Plans VII.Adjournment The City of Edina wants all res idents to be c om fortable being part of the public proc ess . If you need as sistance in the way of hearing ampli2c ation, an interpreter, large-print documents or s om ething els e, pleas e c all 952-927-8861 72 hours in advanc e of the m eeting. Date: F ebruary 7, 2018 Agenda Item #: I I I. To:Mayor and C ity C ouncil Item Type: O ther F rom:Debra A. Mangen, C ity C lerk Item Activity: Subject:MO T I O N TO C LO S E S ES S I O N: As permitted by MS 13D.05 S ubd. 3 to c onduct the C ity Manager P erformanc e R eview C ITY O F E D IN A 4801 West 50th Street Edina, MN 55424 www.edinamn.gov A C TI O N R EQ U ES TED: Adopt motion as stated. I N TR O D U C TI O N: T his motion must be adopted in order to legally close the meeting. Date: F ebruary 7, 2018 Agenda Item #: I V. To:Mayor and C ity C ouncil Item Type: R eports / R ec ommendation, O ther F rom:Lis a S c haefer, Assistant C ity Manager Item Activity: Subject:C ity Manager P erformance R eview Disc ussion C ITY O F E D IN A 4801 West 50th Street Edina, MN 55424 www.edinamn.gov A C TI O N R EQ U ES TED: None. I N TR O D U C TI O N: C ity C ouncil will review the City Manager's performance review in closed session. Date: F ebruary 7, 2018 Agenda Item #: V. To:Mayor and C ity C ouncil Item Type: O ther F rom:Debra A. Mangen, C ity C lerk Item Activity: Subject:Motion to move back into O pen S ession C ITY O F E D IN A 4801 West 50th Street Edina, MN 55424 www.edinamn.gov A C TI O N R EQ U ES TED: Adopt the motion as stated. I N TR O D U C TI O N: T his motion is necessary in order to exit the closed session. Date: F ebruary 7, 2018 Agenda Item #: VI. To:Mayor and C ity C ouncil Item Type: O ther F rom:Lis a A. S chaefer, As s is tant C ity Manager Item Activity: Subject:F inal Updates for 2017 Work P lans Information C ITY O F E D IN A 4801 West 50th Street Edina, MN 55424 www.edinamn.gov A C TI O N R EQ U ES TED: None. Written report only. I N TR O D U C TI O N: F inal updates are attached for the 2016-2017 Budget (Vision Edina) Work P lan, as well as 2017 departments work plans. AT TAC HME N T S: Description 2016-17 Budget (Vision Edina) Work Plan 2017 Departments Work Plan Updated January 2018 Th e C i t y o f E d i n a ’ s m i s s i o n i s t o p r o v i d e e f f e c t i v e a n d v a l u e d s e r v i c e s , m a i n t a i n a s o u n d p u b l i c i n f r a st r u c t u r e , o f f e r p r e m i e r p u b l i c f a c i l i t i e s a n d g u i d e the de v e l o p m e n t a n d r e d e v e l o p m e n t o f l a n d s , a l l i n a m a nn e r t h a t s u s t a i n s a n d i m p r o v e s t h e u n c o m m o n l y h i g h q u a l i t y o f l i f e e n j o y e d b y o u r r e s i d e n t s a n d bu s i n e s s e s . O u r v i s i o n i s t o b e t h e p r e e m i n e n t p l a c e f o r l i v i n g , l e a r n i n g , r a i s i n g f a m i l i e s a n d d o i n g bu s i n e s s d i s t i n g u i s h e d b y : • A l i v a b l e e n v i r o n m e n t • Ef f e c t i v e a n d v a l u e d c i t y s e r v i c e s • A s o u n d p u b l i c i n f r a s t r u c t u r e • A b a l a n c e o f l a n d u s e s , a n d • In n o v a t i o n Th e C i t y o f E d i n a i s k n o w n f o r e x c e l l e n t c i t y s e r v i ce s a n d s o u n d f i s c a l m a n a g e m e n t . O u r o n g o i n g w o r k wi l l c o n t r i b u t e t h i s t o t r a d i t i o n . I n a d d i t i o n t o o ur co r e s e r v i c e s , t h e C o u n c i l h a s i d e n t i f i e d s i x p r i o r it i e s f o r t h e 2 0 1 6 - 2 0 1 7 b i e n n i a l b u d g e t i n s u p p o r t of o u r m i s s i o n a n d v i s i o n . T h e s e t h e m e s w i l l g u i d e our or g a n i z a t i o n a s w e i d e n t i f y p r o j e c t s a n d p r i o r i t i z e o u r w o r k . Fo c u s e d R e d e v e l o p m e n t De s c r i p t i o n Re d e v e l o p m e n t a n d r e n e w a l o f t h e c o m m e r c i a l a n d r e s id e n t i a l a r e a s i s e s s e n t i a l t o t h e o n g o i n g h e a l t h o f t h e c o m m u n i t y . T h e C i ty is continuing to focus on th e r e v i t a l i z a t i o n o f t w o i m p o r t a n t c o m m e r c i a l a r e a s — S o u t h d a l e a n d G r a n d v i e w — a s w e l l a s n u r t u r i n g th e v i b r a n t 5 0 t h a n d F r a n c e c o m m e r c i a l a r e a . Th e r e a r e a l s o n u m e r o u s p r o p o s e d r e d e v e l o p m e n t o p p o rt u n i t i e s t h a t w i l l n e e d t o b e a d d r e s s e d i n t h e c o m in g y e a r s s u c h a s P e n t a g o n P a r k , t h e H e n n e p i n Co u n t y L i b r a r y S i t e a n d t h e f o r m e r F r e d R i c h a r d s G o lf c o u r s e . T h e P e n t a g o n P a r k r e d e v e l o p m e n t h a s t h e p o t e n t i a l t o b e t h e m o s t s i g n i f i c a n t re d e v e l o p m e n t p r o j e c t i n E d i n a s i n c e t h e c o m p l e t i o n o f C e n t e n n i a l L a k e s i n t h e 1 9 9 0 s . Th e r e d e v e l o p m e n t p r o c e s s o f t h e s e s i t e s s h o u l d c o n si d e r t h e p o t e n t i a l c u m u l a t i v e i m p a c t — b o t h p o s i t i ve a n d n e g a t i v e — o n s t r e e t s a n d s t r e e t s c a p e , tr a n s p o r t a t i o n , u t i l i t i e s a n d o t h e r s e r v i c e s , a n d n ea r b y s i n g l e f a m i l y h o m e s . T a x i n c r e m e n t f i n a n c i n g a n d o t h e r t o o l s m a y b e u s e d t o p r o v i d e i n c e n t i v e s to de v e l o p i n w a y s c o n s i s t e n t w i t h t h e C i t y ’ s l an d u s e , t r a n s i t , d e n s i t y a n d h e a l t h g o a l s . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 1 Co m p l e t e r e d e v e l o p m e n t p l a n n i n g f o r C i t y ’ s f o r m e r P ub l i c W o r k s s i t e Go a l s • Co m p l e t e o p e r a t i o n a l a n d f ea s i b i l i t y st u d y by 5 / 3 1 / 1 6 . (P a r k s an d R e c . ) CO M P L E T E . P re s e n t e d t o t h e Ci t y C o u n c i l i n M a y , 2 0 1 6 • Re a c h d e c i s i o n w i t h r e s p e c t t o t y p e a n d s c a l e o f c o mm u n i t y u s e by 6 / 3 0 / 1 6 an d d e v e l o p p l a n t o i m p l e m e n t . (P a r k s a n d R e c . ) ON H O L D . Th e C i t y C o u n c i l r e c e i v e d t h e G r a n d v i e w F e a s i b i l i t y and Operational An a l y s i s , b u t n o a c t i o n w a s ta k e n . M a y 2 0 1 6 . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 2 Co m p l e t e d i s t r i c t - w i d e p l a n n i n g a c t i v i t i e s f o r G r a n dv i e w D i s t r i c t Go a l s 20 1 6 - 2 0 1 7 V i s i o n E d i n a W o r k P l a n Updated January 2018 • Co n s i d e r e s t a b l i s h i n g T I F D i s t r i c t b y 3 / 1 / 1 6 . (A d m i n . ) CO M P L E T E . Ap r i l 2 0 1 6 . • Co m p l e t e t r a n s p o r t a t i o n s t u d y b y 5 / 3 1 / 1 6 . (E n g i n e e r i n g ) CO M P L E T E . St u d y w a s co m p l e t e d an d a p p r o v e d A u g u s t 2 0 1 6 . • Co m p l e t e p r e l i m i n a r y s t u d y o f Th e G r a n d v i e w G r e e n by 12 / 3 1 / 1 7 . (A d m i n . ) IN -PR O G R E S S . St a f f i s m o v i n g f o r w a r d w i t h a d d i t i o n a l s t u d y f o l l o wing th e August 15 H R A w o r k s e s s i o n . E x p e c t e d co m p l e t i o n d a t e i s J a n u a r y 2 0 1 8 . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 3 Ad o p t s t r a t e g y t o r e d e v e l o p C i t y - o w n e d p r o p e r t y o n W. 4 9 - 1 / 2 S t r e e t Go a l s • Co m p l e t e d e m a n d a n d u s a g e s t u d y o f p u b l i c p a r k i n g b y 6 /1 / 1 6 . (A d m i n . ) CO M P L E T E . Af t e r a d e l a y i n r e c e i v i n g t h e da t a , t h e i n f o r m a t i o n h a s b e e n as s e m b l e d . P a r k i n g u s a g e d a t a w a s i n c l u d e d w h e n t h e HRA considered re d e v e l o p m e n t p r o p o s a l s t o e x p a n d p u b l i c p a r k i n g i n Spring 2017. • Im p l e m e n t r e d e v e l o p m e n t s t r a t e g y b y 7 /1 / 1 6 . (A d m i n . / C o m m . De v . ) CO M P L E T E . St r a t e g y a d o p t e d Ju n e 2 0 1 7 . I m p l e m e n t a t i o n 2 0 1 8 . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 4 Im p l e m e n t P h a s e 1 & 2 o f T h e L i n k R e d e v e l o p m e n t ( P e nt a g o n P a r k ) Go a l s • Co n s i d e r f i n a l r e z o n i n g o f S o u t h P a r c e l wh e n a p p l i c a n t i s pr e p a r e d . (C o m m . D e v . ) IN P R O G R E S S . Ap p l i c a n t w e n t t h r o u g h sk e t c h p l a n . S t a f f i s w a i t i n g o n a f o r m a l re z o n i n g r e q u e s t f r o m t h e a p p l i c a n t . • Pr o c e e d w i t h P h a s e 1 A i m p r o v e m e n t s b y 6 / 3 0 / 1 7 if a p p l i c a n t h a s pr o p o s e d a d e v e l o p m e n t . (A d m i n . ) ON H O L D . Se e a b o v e . • Pr o c e e d w i t h P h a s e 1 B i m p r o v e m e n t s b y 6 / 3 0 / 1 6 if f a p p l i c a nt ha s p r o p o s e d a de v e l o p m e n t . (A d m i n . ) ON H O L D . Se e a b o v e . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 5 Ad o p t a n d i m p l e m e n t r e u s e p l a n f o r F r e d R i c h a r d s P a rk Go a l s • Fr e d R i c h a r d s M a s t er P l a n a d o p t e d a n d f i n a n c i n g i d e n t i f i e d by 12 / 3 1 / 1 6 . (P a r k s & R e c . / F i n a n c e ) CO M P L E TE D . Ma s t e r p l a n h a s b e e n a d o p t e d . ON HO L D . No f u n d i n g s o u r c e f o r d e s i g n o r c o n s t r u c t i o n p h a s e . • Fi r s t p h a se o f F r e d R i c h a r d s M a s t e r P l a n u n d e r c o n s t r u c t i o n by 12 / 3 1 / 1 7 . (P a r k s & R e c . ) ON H O L D . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 6 Wo r k i n p a r t n e r s h i p w i t h H e n n e p i n C o u n t y t o r e d e v e l o p H e n n e p i n C o u n t y L i b r a r y – S o u t h d a l e s i t e Go a l s • Co m p l e t e r e d e v e l o p m e n t p a r t n e r s h i p a g r e e m e n t w i t h H en n e p i n Co u n t y b y 5 / 3 1 / 1 6 . (A d m i n . / C o m m . D e v . ) CO M P L E T E . Jo i n t P o w e r s A g r e e m e n t w a s e x e c u t e d i n September 2016. Updated January 2018 • Co m p l e t e RF P pr o c e s s f o r t h e s i t e b y 9 / 3 0 / 1 6 . (A d m i n . / C o m m . De v . ) CO M P L E T E . Tw o p u b l i c o p e n h o u s e s w e r e c o n d u c t e d i n D e c e m b e r . Several sm a l l e r f o c u s g r o u p d i s c u s s i o n s w e r e a l s o h e l d i n D ec e m b e r 2 0 1 6 . A d d i t i o n a l me e t i n g s t o c o l l e c t p u b l i c i n p u t w e r e h e l d i n F e b r u ar y a n d M a r c h 2 0 1 7 . T h e C o u n t y ha s r e q u e s t e d a d d i t i o n a l t i m e t o r e f i n e t h e i r i n t e r na l n e e d s b e f o r e t h e R F P i s i s s u e d . At t h i s p o i n t , t h e t i m e l i n e i s b e y o n d t h e C i t y ’ s c o nt r o l . • So l i c i t p r o p o s a l s t o r e d e v e l o p t h e s i t e w i t h n e w pu b li c l i b r a r y an d o t h e r c o m p a t i b l e u s e s b y 1 0 / 3 1 / 1 6 . (A d m i n . / C o m m . D e v . ) ON H O L D . Se e a b o v e . • Su b m i t r e d e v e l o p m e n t p r o p o s a l f o r r e v i e w o f H e n n e p i n C o u n t y by 1 / 3 1 / 1 7 . (A d m i n . / C o m m . D e v . ) ON H O L D . Se e a b o v e . Fu t u r e P l a n n i n g De s c r i p t i o n Vi s i o n E d i n a es t a b l i s h e d a l o n g t e r m s t r a t e g i c f r a m e w o r k t o g u i d e o u r c o m m u n i t y ’ s d e v e l o p m e n t o v e r t w o d e c a d e s . T h e f u t u r e h o l d s b o t h g r e a t op p o r t u n i t i e s a n d c h a l l e n g e s a s E d i n a r e s i d e n t s s e e k t o p r e s e r v e w h a t h a s m a d e t h e c o m m u n i t y s u c c e s s f u l i n t h e p a s t , w h i l e r e i n v e n t i n g i t s e l f t o m e e t t h e ne e d s o f f u t u r e g e n e r a t i o n s . R e s i d e n t s h a v e m a d e i t c l e a r t h a t t h e y b e l i e v e f o r w a r d l o o k i n g p l a n n i n g is c r i t i c a l t o t h e c o m m u n i t y ’ s s u c c e s s . T h e n e x t Co m p r e h e n s i v e P l a n w i l l b e t h e f i r s t o p p o r t u n i t y t o t r a n s l a t e V i s i o n E d i n a i n t o a c t i o n a b l e g o a l s w i t h re s p e c t t o l a n d u s e , t r a n s p o r t a t i o n , w a t e r r e s o u r c e ma n a g e m e n t , p a r k s , e n e r g y a n d e n v i r o n m e n t , h o u s i n g an d h e r i t a g e p r e s e r v a t i o n . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 1 Co m p l e t e d r a f t C o m p r e h e n s i v e P l a n d o c u m e n t w i t h b r o ad c o m m u n i t y i n p u t Go a l s • Ou t l i n e o f C o m p r e h e n s i v e P l a n p r o c e s s de v e l o p e d a n d a d o p t e d b y 7/ 3 1 / 1 6 . (C o m m . D e v . ) CO M P L E T E . Pr o c e s s d o c u m e n t c r e a t e d a n d a d o p t e d . • Is s u e R F P f o r c o n s u l t i n g p a r t n e r ( s ) b y 9 / 3 0 /1 6 a n d id e n t i f y co n s u l t a n t pa r t n e r b y 1 2 / 3 1 / 1 6 . (C o m m . D e v . ) CO M P L E T E . RF P w a s d o n e a n d a d e v e l o p m e n t p a r t n e r w a s r e c o m m e n ded by t h e P l a n n i n g C o m m i s s i o n . C o n t r a c t a n d W o r k P l a n was approved by the Ci t y C o u n c i l . • Co m p r e h e n s i v e P l a n c o m p l e t e d b y 1 2 / 3 1 / 1 8 . (C o m m . D e v . ) IN -PR O G R E S S . Tw o a d d i t i o n a l p u b l i c e n g a g e m e n t w o r k s h o p s w e re de v e l o p e d h e l d i n A p r i l ( B i g P i c t u r e W o r k s h o p . ) T h e Comprehensive Plan Kick- of f m e e t i n g w a s h e l d M a y 5 , 2 0 1 7 . T h e f i n a l p u b l i c input meeting was held in Oc t o b e r . T h e s m a l l a r e a p l a n f o r t h e 4 4 th a n d F r a n c e a r e a i s w i n d i n g d o w n a n d sh o u l d b e c o m p l e t e d i n e a r l y 2 0 1 8 . T h e 7 0 th a n d C a h i l l P l a n i s n o w h a l f w a y th r o u g h t h e p r o c e s s . T h e G r e a t e r S o u t h d a l e A r e a P l a n is now underway. Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 2 De v e l o p m e n t o f n e c e s s a r y t o o l s t o g u i d e a n d e v a l u a t e r e d e v e l o p m e n t i n t h e S o u t h d a l e A r e a Go a l s • Gr e a t e r S o u t h d a l e A r e a P l a n n i n g c o m p l e t e d b y 1 1 / 3 0 / 16 . (C o m m . De v . ) IN -PR O GR E S S . Se e a b o v e . P h a s e 2 i s c o m p l e t e . T h i s i t e m i s n o w p a rt of the Co m p r e h e n s i v e P l a n U p d a t e . • Ex p l o r e p o t e n t i a l f o r S o u t h d a l e a r e a s p e c i a l s e r v i c es d i s t r i c t b y 12 / 3 1 / 1 7 . (A d m i n . ) IN -PR O G R E S S . No u p d a t e . T h i s w i l l b e d i s c u s s e d a s p a r t o f t h e Co m p r e h e n s i v e P l a n U p d a t e . Updated January 2018 In t e r g o v e r n m e n t a l R e l a t i o n s De s c r i p t i o n Ac h i e v i n g m a n y o f o u r g o a l s w i l l r e q u i r e s t r o n g i n te r g o v e r n m e n t a l r e l a t i o n s h i p s . Vi s i o n E d i n a p a r t i c i p a n t s i d e n t i f i e d b o t h e d u c a t i o n and transportation as cr i t i c a l d r i v e r s o f f u t u r e s u c c e s s . I n b o t h o f t h e se a r e a s , t h e c i t y m u s t e f f e c t i v e l y p a r t n e r w i t h o t he r g o v e r n m e n t e n t i t i e s t o p r o m o t e e f f e c t i v e o u t c o m es. Be s i d e s t h e i n d i c a t o r s l i s t e d , s t a f f m e m b e r s w i l l c on t i n u e t o m e e t a n d s h a r e i n f o r m a t i o n w i t h b o r d e r c it i e s o f E d i n a . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 1 Wo r k t o m i t i g a t e d i s r u p t i o n o f a v i a t i o n n o i s e Go a l s • Fo r m a l i z e r e l a t i o n s h i p w i t h M i n n e a p o l i s a n d S t . L o u is P a r k a n d es t a b l i s h j o i n t g o a l s b y 3 / 3 1 / 1 6 . R e p o r t u p d a t e s q ua r t e r l y . (A d m i n . ) IN -PR O GR E S S . • Ad v o c a t e f o r i m p l e m e n t a t i o n o f t h e M A C ’ s R u n w a y Us e S y s t e m p l a n at M S P a i r p o r t a s a n o i s e a b a t e m e n t m e a s u r e . (A d m i n . ) IN -PR O GR E S S . Co m m u n i t y A v i a t i o n I m p a c t F o r u m w a s h e l d o n M a y 23, 20 1 6 . C i t y H a l l . A t t o r n e y P e t e r K i r s c h o f K a p l a n K r isch and Rockwell pr e s e n t e d i n a d d i t i o n t o l o c a l a v i a t i o n r e p r e s e n t a t ives. Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 2 Ad v o c a t e f o r M n D O T a n d H e n n e p i n C o u n t y f u n d i n g f o r ke y t r a n s p o r t a t i o n i m p r o v e m e n t s t h a t i m p a c t E d i n a Go a l s • Ad v o c a t e fo r fu n d i n g f o r si g n if i c a n t i n t e r c h a n g e im p r o v e m e n t s a t Fr a n c e A v e n u e a n d H i g h w a y 6 2 . (E n g . ) IN -PR O G R E S S . St a t u s m e e t i n g s 20 1 6 a n d 2 0 1 7 o n g o i n g with MnDOT and He n n e p i n C o u n t y . D e s i g n u n d e r w a y t o r e - d e c k w i t h s i dewalk and lane as s i g n m e n t c h a n g e s i n 2 0 1 9 al o n g w i t h h i g h w a y 6 2 e ntrance ramp extensions . • Us e G r a n d v i e w T r a n s p o r t a t i o n s t u d y t o d e v e l o p i m p l e me n t a t i o n ti m e t a b l e f o r C o u n t y . (E n g . ) CO M P L E T E . A cc e p t e d a t A u g u s t 3 r d C o u n c i l m e e t i n g . • De v e l o p im p l e m e n t a t i o n p l a n b a s e d o n G r a n d v i e w T r a n s p o r t a t i on st u d y f o r a c c e s s / r a m p s a t H w y . 1 0 0 b y 1 2 / 3 1 / 1 7 . (E n g . ) CO M P L E T E . Re p o r t u s e d t o c r e a t e C I P P r o j e c t s f o r n e x t 5 -years accepted at De c e m b e r 6 C o u n c i l m e e t i n g . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 3 De v e l o p p o s i t i v e w o r k i n g r e l a t i o n s h i p s w i t h s c h o o l di s t r i c t s w i t h i n C i t y o f E d i n a l i m i t s Go a l s • Sc h e d u l e t w o j o i n t C o u n c i l -Sc h o o l B o a r d m e e t i n g s e a c h y e a r w i t h IS D # 2 7 3 . (A d m i n . ) ON H O L D . Me e t i n g w a s c a n c e l e d a n d no t r e s c h e d u l e d t o d a t e . • M on i t o r o p p o r t u n i t i e s a n d i s s u e s w i t h H o p k i n s I S D # 2 70 a n d Ri c h f i e l d I S D # 2 8 0 , a n d i n v i t e s u p e r i n t e n d e n t s t o p ro v i d e C i t y Co u n c i l u p d a t e a n n u a l l y . (A d m i n . ) CO M P L E T E . Pr o v i d e d r e f e r e n d u m u p d a t e a t O c t o b e r m e e t i n g . • Sc h e d u l e j o i n t C i t y -Sc h o o l D i s t r i c t l e a d e r s h i p m e e t i n g s t w i c e p e r ye a r w i t h I S D # 2 7 3 . (A d m i n . ) Di d n o t h a p p e n t h i s y e a r , b u t s t a f f h a s b e e n m e e t i n g with their counter parts on an o n g o i n g b a s i s . Updated January 2018 • Ex p l o r e a fo r m a l p a r t n e r s h i p b e t w e e n E d i n a C o m m u n i t y E d u c a t i o n an d E d i n a P a r k s a n d R e c r e a t i o n w i t h a g o a l o f p r o v i di n g j o i n t pr o g r a m m i n g a n d p u b l i c i n f o r m a t i o n m a t e r i a l s b y 1 2 / 31 / 1 7 . (P a r k s an d R e c . ) CO M P L E T E . Sc h o o l D i s t r i c t a n d C i t y s t a f f m e t s e v e r a l t i m e s t o discuss fa c i l i t y u s e , p r o g r a m m i n g , r e g i s t r a t i o n a n d m a r k e t i ng opportunities. Subsequent me e t i n g s w i l l c o n t i n u e t h r o u g h o u t 2 0 1 8 . S t a f f w i l l continue to explore op p o r t u n i t i e s f o r e f f i c i e n c i e s . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 4 Ex p a n d t h e C i t y ’ s p r e s e n c e w i t h p a r t n e r s w o r k i n g t o wa r d s r e g i o n a l d e v e l o p m e n t a n d p l a n n i n g Go a l s • Ma i n t a i n a c t i v e r o l e w i t h G r e a t e r M S P a n d D E E D t o p ro m o t e bu s i n e s s d e v e l o p m e n t an d p l a n n i n g . (A d m i n . ) IN -PR O G R E S S . St a f f c o n t i n u e s t o a t t e n d a n d p a r t i c i p a t e i n g r e a t e r MSP and DE E D e v e n t s . • Wo r k c o o p e r a t i v e l y w i t h M e t r o p o l i t a n C o u n c i l t o p u r su e s h a r e d go a l s r e l a t e d t o i n f r a s t r u c t u r e , t r a n s p o r t a t i o n a n d h o u s i n g af f o r d a b i l i t y . (A d m i n. / C o m m . D e v . / E n g . ) IN -PR O G R E S S . St a f f c o n t i n u e s t o w o r k w i t h M e t C o u n c i l o n a r e g u l ar basis. Tr a n s p o r t a t i o n & I n f r a s t r u c t u r e De s c r i p t i o n T he C i t y i s c o m m i t t e d t o p r e s e r v i n g a n d e x p a n d i n g i n fr a s t r u c t u r e s y s t e m s t o m a i n t a i n r e l i a b i l i t y a n d q u al i t y , a n d t o m e e t t h e demands of redevelopment. Th i s w i l l b e a c c o m p l i s h e d t h r o u g h a l o n g - t e r m f i n a n ci n g p l a n t h a t b a l a n c e s p r u d e n c e a n d c o m m u n i t y e x p e ct a t i o n s . V i s i o n E d i n a h i g h l i g h t s r e s i d e n t s ’ s t r o n g de s i r e t o e x p a n d t h e v a r i e t y o f t r a n s p o r t a t i o n o p t i on s b o t h t o r e d u c e t h e d e p e n d e n c y o n a u t o m o b i l e s , a nd a l s o t o e n h a n c e t h e c o m m u n i t y ’ s e a s e o f co n n e c t i v i t y . A d o p t i o n o f t h e L i v i n g S t r e e t s P l a n wa s a n i m p o rt a n t s t e p f o r w a r d , b u t s i g n i f i c a n t w o r k h a s y e t t o b e d o n e . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 1 Id e n t i f y a n d c o m p l e t e n e c e s s a r y t r a n s p o r t a t i o n i m p r ov e m e n t s i n t h e G r a n d v i e w D i s t r i c t Go a l s • Pa r t n e r w i t h M e t r o T ra n s i t t o i d e n t i f y s i t e f o r P a r k a n d R i d e a n d se c u r e f u n d i n g b y 1 2 / 3 1 / 1 7 . (E n g . / A d m i n . ) ON H O L D . Pa r k a n d R i d e F un d i n g d o e s n o t a p p e a r t o b e a p r i o r i t y for Me t r o T r a n s i t at t h i s t i m e . • Pe r P u b l i c W o r k s s i t e p l a n , d e v e l o p f u n d i n g s o u r c e s a n d im p l e m e n t a t i o n s c h e d u l e f o r s h a r e d s t r e e t l i n k i n g E de n A v e n u e t o no r t h s i d e o f r a i l r o a d t r a c k i n c o n j u n c t i o n w i t h f o rm e r P u b l i c W o r k s si t e r e d e v e l o p m e n t b y 1 2 / 3 1 / 1 6 . (E n g . /A d m i n . ) IN -PR O G R E S S . Sk e t c h pl a n d e v e l o p m e n t wa s d o n e late 2017 , at the di r e c t i o n o f t h e C i t y C o u n c i l r e g a r d i n g r e d e v e l o p m e nt of former public works si t e . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 2 Ex p e c t e d l e v e l o f s e r v i c e i s d e f i n e d a n d m a i n t a i n e d i n t h e S o u t h d a l e A r e a Go a l s Updated January 2018 • De v e l o p p l a n s f o r r e c o n s t r u c t i o n o f w a t e r t r e a t m e n t p l a n t # 5 b y 3/ 3 1 / 1 7 . (E n g . / P . W . ) IN -PR O G R E S S . Co n s u l t a n t s e l e c t ed Q1 o f 2 0 1 7 . Preliminary engineering st u d y a c c e p t e d b y c o u n c i l . F i n a l d e s i g n u n d e r w a y f o r the Southdale Water To w e r S i t e . Co n s t r u c t i o n i n 20 1 8 . • Be g i n c o n s t r u c t i o n o n w a t e r t r e a t m e n t p l a n t # 5 i n 2 01 7 . (E n g . / P . W . ) IN -PR O G R E S S . Pr e l i m i n a r y e n g i n e e r i n g s t u d y a c c e p t e d b y c o u n c i l . Final de s i g n u n d e r w a y f o r t h e S o u t h d a l e W a t e r T o w e r S i t e . Construction in 2018. • Co m p l e t e S o u t h d a l e sa n i t a r y t r u n k c a p a c i t y s t u d y b y 8 /3 1 / 1 6 . (E n g . ) CO M P L E T E . Fi n a l r e p o r t h a s b e e n p r e s e n t e d t o c o u n c i l Q 2 , 2 0 1 7 . • Co m p l e t e S o u t h d a l e W a t e r T o w e r r e p a i n t i n g a n d r e h a b il i t a t i o n w o r k by 1 2 / 3 1 / 1 6 . (P . W . ) CO M P L E T E . Co n t r a c t i s c o m p l e t e . • Id e n t i f y C I P p r o j e c t s a n d i m p l e m e n t a t i o n s c h e d u l e o f S o u t h d a l e sa n i t a r y t r u n k c a p a c i t y s t u d y b y 1 2 / 3 1 / 1 7 . (E n g . / P . W . ) CO M P L E T E . Re c e i v e d f e e d b a c k f r o m M e t C o u n c i l a n d p h a s e 1 c a p a city pr o j e c t i s o u t f o r b i d s f o r 2 0 1 7 c o n s t r u c t i o n . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 3 En s u r e t h a t t h e l o n g e v i t y o f u s e f u l s t r e e t l i f e i s ex t e n d e d i n t h e m o s t f i s c a l l y r e s p o n s i b l e m a n n e r Go a l s • Co n v e r t o p p o r t u n i t y f r o m d e b t r e t i r e m e n t i n 2 0 1 7 i n to f u n d i n g f o r th e c a p i t a l i m p r o v e m e n t p r o g r a m . (F i n a n c e ) CO M P L E T E . Fi n a l 2 0 1 7 B u d g e t wa s a d o p t e d b y C o u n c i l o n D e c e m b e r 6 , 20 1 7 . U s e d t h e d e b t r e t i r e m e n t o p p o r t u n i t y t o i n c l u de $400,000/year to pay fo r W e b e r W o o d s p u r c h a s e i n 3 y e a r s . B u d g e t a l s o i n cludes $500,000/year ad d i t i o n a l f u n d i n g f o r s t r e e t & b r i d g e m a i n t e n a n c e and $100,000/year ad di t i o n a l f u n d i n g f o r C I P p r o j e c t s . • Co n s i d e r i n c r e a s i n g f r a n c h i s e f e e s t o s u p p o r t s t r e e t p a v e m e n t lo n g e v i t y p r o g r a m b y 1 2 / 3 1 / 1 6 . (F i n a n c e ) CO M P L E T E . Fi n a l 2 0 1 7 B u d g e t w a s a d o p t e d b y C o u n c i l o n D e c e m b e r 6 , 20 1 6 . W e d i s c u s s e d a n d c o n s i d e r e d i n c r e a s i n g f r a n c h ise fees to support high pr i o r i t y i n i t i a t i v e s , b u t u l t i m a t e l y d e c i d e d a g a i n s t increasing franchise fees at th i s t i m e . Updated January 2018 En t e r p r i s e S t a b i l i t y De s c r i p t i o n Ed i n a ’ s e n t e r p r i s e s - th e A q u a t i c C e n t e r , t h e E d i n a A r t C e n t e r , B r a e m a r G ol f , B r a e m a r A r e n a , B r a e m a r F i e l d , C e n t e n n i a l L a k e s Park, Edinborough Park and Ed i n a L i q u o r - r e p r e s e n t i m p o r t a n t c o m m u n i t y a m e n i t ie s . R e v e n u e s f r o m E d i n a L i q u o r h e l p t o d e f r a y s o m e o f t h e o p e r a t i n g a n d c a p i t a l f o r t h e s e en t e r p r i s e s . W h i l e s t i l l h i g h l y p r o f i t a b l e , E d i n a L iq u o r i s g e n e r a t i n g l e s s r e v e n u e w i t h t h e e n t r y o f ne w c o m p e t i t o r s i n t h e l o c a l l i q u o r m a r k e t . A h i g h level of c o s t r e c o v e r y a t t h e e n t e r p r i s e f a c i l i t i e s e n s u r es t h a t c o m m u n i t y r e s o u r c e s a r e b e i n g w e l l u s e d a n d t h e g e n e r a l t a x p a y e r s a r e n o t h e a v i l y s u b s i d i z i n g am e n i t i e s u s e d b y a s e l e c t g r o u p . H o w e v e r , c o s t r e c ov e r y a t t h e e n t e r p r i s e f a c i l i t i e s a l s o i n v o l v e s c a re f u l p o l i c y c o n s i d e r a t i o n s w i t h r e s p e c t t o a c c e s s , pa r t n e r s h i p s a n d t y p e s o f us e . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 1 Al l e n t e r p r i s e f u n d s h a v e b u s i n e s s p l a n s a p p r o v e d a nd i n u s e Go a l s • Co m p l e t e m a r k e t i n g a n d c r o s s -ma r k e t i n g p l a n s f o r e n t e r p r i s e fa c i l i t i e s a n d P a r k s & R e c r e a t i o n D e p a r t m e n t b y 6 / 3 0/ 1 6 . (CT S / P a r k s a n d R e c . ) CO M P L E T E . Ma r k e t i n g p l a n i n p l a c e f o r r e c r e a t i o n p r o g r a m s . T h ese programs ar e h o s t e d i n o u r e n t e r p r i s e f a c i l i t i e s . • Ex p l o r e c e n t r a l i z e d s e r v i c e s m o d e l f o r s t a f f i n g , m a rk e t i n g , pu r c h a s i n g , w e d d i n g s / e v e n t s b y 1 2 / 3 1 / 1 6 . (P a r k s a n d R e c . ) CO M P L E T E . Op e r a t i o n a l e v a l u a t i o n s h a v e b e e n c o m p l e t e d f o r E d i nborough Pa r k , A r t C e n t e r , B r a e m a r G o l f C o u r s e , a n d B r a e m a r Arena & Field. Most or g a n i z a t i o n a l c h a n g e s a r e f i n i s h e d . • Ex p l o r e e x p a n s i o n o f f o o d a n d l i q u o r s a l e s at e n t e r p r i s e f a c i l i t i e s to cr e a t e m o r e v a r i e d c u s t o m e r a n d c o r p o r a t e o u t i n g e x pe r i e n c e s , me e t c u s t o m e r d e m a n d a n d g e n e r a t e a d d i t i o n a l r e v e n u e b y 12 / 3 1 / 1 6 . (P a r k s a n d R e c . ) CO M P L E T E . Th e l i q u o r o r d i n a n c e h a s b e e n c h a n g e d t o p o s i t i v e l y impact Ce n t e n n i a l L a k e s P a r k , B r a e m a r A r e n a a n d A r t C e n t e r . Ke y P e r f o r m a n c e I n d i c a t o r # 2 Al l e n t e r p r i s e f a c i l i t i e s a c h i e v e a c e r t a i n n e t i n c om e o r m a x i m u m s u b s i d y o n a n a n n u a l b a s i s Go a l s • Pa r k s & R e c r e a t i o n a n d F i n a n c e D i r e c t o r s t o r e p o r t a m o r e de t a i l e d e n t e r p r i s e f a c i l i t y q u a r t e r l y b u s i n e s s p l a n u p d a t e t o t h e Ci t y C o u n c i l a t t h e q u a r t e r l y b u s i n e s s m e e t i n g w o r k s e s s i o n . (P a r k s an d R e c . / F i n a n c e ) CO M P L E T E D . A q u a r t e r l y r e p o r t w a s i n c l u d e d i n work session packet in lieu of a p r e s e n t a t i o n . • Co s t R e c o v e r y E x p e c t a t i o n ( C R E ) a n d m a x i m u m s u b s i d y i s id e n t i f i e d f o r e a c h e n t e r p r i s e f a c i l i t y . C o u n c i l a pp r o v a l b y 7 / 3 1 / 1 6 . (P a r k s a n d R e c . / F i n a n c e ) IN P R O G R E S S . Th i s w i l l b e c o m p l e t e d i n 2 0 1 8 a n d w i l l be approved by PARC an d C i t y C o u n c i l . Q4 F i n a l U p d a t e 2 0 1 7 . 0 1 . 3 1 DI V I S I O N : A d m i n i s t r a t i o n Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Up d a t e t h e N e i g h b o r h o o d P o l i c y an d i m p l e m e n t ch a n g e s t o r e f l e c t c o u n c i l p r i o r i t i e s , r e d u c e b a r r i er s to p a r t i c i p a t i o n a n d i n c l u d e a g r e a t e r p u b l i c s a f e t y co m p o n e n t . Q1 CO M P L E T E D . Ch o s e n o t t o r ev i s e p o l i c y a t t h i s t i m e ba s e d o n c o u n c i l f e e d b a c k . W i l l c o n t i n u e t o w o r k in f o r m a l l y t o e a s e r e q u i r e m e n t s a n d r e - v i s i t c h a n g e s at a fu t u r e t i m e . T w o a d d i t i o n a l n e i g h b o r h o o d s w e r e re c o g n i z e d , L a k e C o r n e l i a a n d S o u t h C o r n e l i a . Ne i g h b o r h o o d E n g a g e m e n t O f f i c e r p r o g r a m i s u p a n d ru n n i n g . A s n e i g h b o r h o o d s g e t r e c o g n i z e d t h e y a r e a ssigned an N E O . N E O ’ s a l s o h a v e a c c o u n t s o n N e x t D o o r . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Co m p l e t e D e v e l o p m e n t o f O r g C h a r t s C i t y -wi d e a n d up d a t e q u a r t e r l y t h e r e a f t e r . Q1 CO M P L E T E D . Ne w o r g c h a r t s w e r e c o m p l e t e d f o r t h e 18 - 1 9 b u d g e t b o o k . W i l l u t i l i z e s t a f f d i r e c t o r y o n Edinet for na m e a n d t i t l e c h a n g e s . Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Pr e p a r e t h e R e s i l i e n t C o m m u n i t i e s P r o g r a m ap p l i c a t i o n ( Q 1 ) a n d m a n a g e t h e p r o g r a m i f a w a r d e d (Q 4 ) . Q1 CO M P L E T E D . We w e r e a s k e d t o a p p l y a g a i n . D u e t o la c k o f r e s o u r c e s o p t i n g n o t t o . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Ma n a g e t h e e v a l u a t i o n / u p d a t e of t h e C i t y ’ s AD A tr a n s i t i o n p l a n c i t y - w i d e . Q2 IN P R O G R E S S . Th i s h a s b e e n m o v e d t o 2 0 1 8 w o r k p l a n . Wi l l a s s e m b l e c o m m i t t e e t o d e t e r m i n e g o a l s a n d s c o p e of wo r k f o r i n t e r n a l s t a f f a n d w h a t a d d i t i o n a l r e s o u r c es the Ci t y m a y n e e d . 5. De v e l o p a p l a n t o e x p a n d E m p l o y e e A p p r e c i a t i o n Lu n c h e o n t o E m p l o y e e A p p r e c i a t i o n W e e k , a n d im p l e m e n t p i e c e s t h a t a r e f e a s i b l e f o r 2 0 1 7 . Q4 CO M P L E T E D . In 2 0 1 7 w e d i d n o t m a k e c h a n g e t o a We e k b u t a d d e d i n a d d i t i o n a l e v e n i n g m e a l s w i t h “ t o go” op t i o n s i n c l u d e r o t a t i n g s h i f t s t h a t n e e d t o r e s p o n d to calls. Re v i s e d l u n c h e o n f o r m a t t o b e t t e r e n g a g e e m p l o y e e s during th e p r o g r a m a n d a l l o w m o r e t i m e f o r c o n n e c t i n g w i t h other de p a r t m e n t s . ☒ Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Vo l u n t e e r E d i n a : T r a c k a l l C i t y o f E d i n a v o l u n t e e r s an d t h e i r s e r v i c e h o u r s f o r t h e f i r s t y e a r i n i t s e nt i r e t y . Q4 CO M P L E T E D . Wi l l c r e a t e 2 0 1 7 a n n u a l r e p o r t i n Q 1 o f 20 1 8 t o s h a r e o r g a n i z a t i o n a l l y a n d w i t h C i t y C o u n c i l. Com IT HR ☐ Fin ☐ RCP ☐ FAC 20 1 7 Ad m i n is t r a t i o n De p a r t m e n t W o r k P l a n Support Needed Key: Com = Communications IT = Information Technology HR = Human Resources Fin = Finance RCP = Resilient Community Project FAC = Facilities STB = Sustainability Q4 F i n a l U p d a t e 2 0 1 7 . 0 1 . 3 1 Pr o v i d e b a s i c a n n u a l r e p o r t a t t h e e n d o f t h e y e a r an d ma k e r e c o m m e n d a t i o n s f o r g r o w t h . ☐ STB 7. St a f f H u m a n S e r v i c e s F u n d i n g T a s k F o r c e f o r R F P a n d aw a r d p r o c e s s . Q4 CO M P L E T E D . Fu n d i n g a m o u n t s w e r e a p p r o v e d b y Co u n c i l i n N o v e m b e r a n d d i s b u r s e d i n J a n u a r y 2 0 1 8 . Note: du e t o w o r k l o a d , E n g i n e e r i n g s t a f f v o l u n t e e r e d t o l ead this pr o c e s s , w i t h s u p p o r t f r o m a d m i n , a s p a r t o f s t a f f de v e l o p m e n t . Com IT HR ☐ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 8. Ma n a g e t h e C i t y ’ s R a c i a l E q u i t y i n i t i a t i v e s i n c l u d i ng GA R E , T a s k F o r c e , a n d W o r k i n g G r o u p s . Q4 MJ / L i s a IN P R O G R E S S . Ra c e a n d E q u i t y T a s k F o r c e ar e i n p h a s e 3. F e e d b a c k f r o m t h e c o m m u n i t y a n d a d d i t i o n a l st a k e h o l d e r s h a s b e e n s y n t h e s i z e d . W o r k i n g G r o u p s a re in pr o c e s s o f o b t a i n i n g a d d i t i o n a l d a t a t o h e l p p r e s e n t their re c o m m e n d a t i o n s t o t h e T a s k F o r c e . C i t i z e n s L e a g u e will be d o n e t h e e n d o f M a r c h a n d i n i t i a t i v e i s a n t i c i p a ted to be co m p l e t e d b y M a y o f 2 0 1 8 . A n i n e - p e r s o n t e a m c o n s i s t i n g o f o n e C o u n c i l m e m b e r , th r e e H u m a n R i g h t s & R e l a t i o n s C o m m i s s i o n e r s , a n d f ive st a f f c o m p l e t e d t h e M N A d v a n c i n g R a c i a l E q u i t y C o h o rt in 20 1 7 . ☒ Com IT HR ☐ Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB 9. De v e l o p a n d e v a l u a t e o p t i o n s f o r i n c l u d i n g c i t y h a l l bu i l d i n g s e c u r i t y a n d e f f i c i e n c y i n c l u d i n g c u s t o m e r se r v i c e c o u n t e r s a n d w o r k i n g s p a c e s . Q4 RE M O V E D . Re m o v e d du e t o la c k o f fu n d i n g a n d n o t b e i n g se l e c t e d f o r t h e R C P . 10 . En g a g e m e n t Go a l : Pl a n t w o t e a m -bu i l d i n g r e t r e a t s in 2 0 1 7 . Q4 MJ CO M P L E T E D . Fi r s t o n e w a s a t C e n t e n n i a l L a k e s . S e c o n d on e w a s a t A r t C e n t e r . ☐ Com IT HR ☐ Fin ☐ RCP ☐ FAC ☐ STB NO T E S : DI V I S I O N : C i t y C l e r k Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Re s e a r c h a n d i m p l e m e n t p r o c e d u r e s t o t r a c k a n d re s p o n d t o d a t a p r a c t i c e s r e q u e s t s c i t y - w i d e . Q2 IN -PR O G R E S S . U se d a s p r e a d s h e e t t o t r a c k r e q u e s t f o r 20 1 7 , d e v e l o p e d a C i v i c P l u s f o r m a n d w i l l i n v e s t i g ate the fi n a n c i a l f e a s i b i l i t y o f u t i l i z i n g s o f t w a r e . E d i n a l i k e m o s t ci t i e s h a s n o t r e a c h e d t h e n u m b e r o f r e q u e s t s t o w a rrant a pu r c h a s in g a s o f t w a r e f o r t r a c k i n g . ☒ Com ☒ IT HR Fin ☐ RCP ☐ FAC ☐ STB 2. In p u t p er m a n e n t Li q u o r Li c e n s e f il e s i n t o L a s e r F i s c h e . Q2 CO M P L E T E D : Fi l e s up t o 20 1 5 a d d e d t o L a s e r f i c h e ; Com IT HR Fin RCP ☐ FAC Q4 F i n a l U p d a t e 2 0 1 7 . 0 1 . 3 1 wo r k in g on d i g i t i z in g 2 0 1 6 t o c u r r e n t . ☐ STB 3. De v e l o p a n d i m p l e m e n t d a t a p r a c t i c e s a n d r e c o r d s re t e n t i o n t r a i n i n g a n d t o o l k i t s a p p l i c a b l e t o s p e c i fi c wo r k g r o u p s . • De v e l o p d e p a r t m e n t s p e c i f i c t r a i n i n g a n d t o o l k i t s Q 1. • Tr a i n A l l S t a f f a n d p o s t o n E d i n e t b y Q 2 . Q2 IN -PR O G R E S S . Tr a n s i t i o n i n g E l e c t r o n i c R e c o r d s T a s k Fo r c e M e m b e r s i n t o a R e c o r d s R e p r e s e n t a t i v e T e a m t h at wi l l b e t r a i n e d a n d b e p o i n t p e r s o n s f o r e a c h de p a r t m e n t / d i v i s i o n . R e c o r d s R e p . a r e i d e n t i f y i n g types of re c o r d s a n d r e t e n t i o n s c h e d u l e t o d e v e l o p d e p a r t m e n t sp e c i f i c t r a i n i n g a n d t o o l k i t . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Wo r k w i t h I T t o d e v e l o p L a s e r F i s c h e F o r m s f o r li c e n s e a p p l i c a t i o n s a n d w o r k f l o w – i n v e s t i g a t e i f re n e w a l s c a n b e d o n e o n l i n e – n e e d t o i n v e s t i g a t e el e c t r o n i c s i g n a t u r e s a n d n o t a r i z a t i o n o f f o r m s , a n d pa y m e n t s , e t c . Q3 IN -PR O G R E S S :Af t e r r e s e a r c h , d e t e r m i n e d i t w o u l d b e mo r e c o s t - e f f e c t i v e a n d e f f i c i e n t t o u s e P I M S o f f e r ed by LO G I S a n d n o t L a s e r F i c h e . O n l i n e r e n e w a l s b u s i n e s s li c e n s e s w i l l b e g i n J u n e 2 0 1 8 w i t h f o r m a s s a g e es t a b l i s h m e n t s . . O t h e r l i c e n s e s w i l l b e g i n w h e n u p for re n e w a l . Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Ad m i n i s t e r 2 0 1 7 S c h o o l B o a r d E l e c t i o n Q4 CO M P L E T E : Ad m i n i s t e r e d t h e 2 0 1 7 S c h o o l D i s t r i c t El e c t i o n . A l l p r e c i n c t s c a m e i n b a l a n c e d a n d r e t u r ns were re c e i v e d a n d p u t a w a y b y 1 0 : 3 0 p . m . 1 1 , 4 4 0 o r 4 0 . 4 % vo t e d . I s s u e d 2 0 3 4 a b s e n t e e b a l l o t s u p m o r e t h a n d ouble th e 2 0 1 5 s i m i l a r e l e c t i o n . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Ou t l i n e a n d d e v e l o p p l a n o n o n l i n e E l e c t i o n J u d g e Tr a i n i n g f o r i m p l e m e n t a t i o n i n 2 0 1 8 Q4 RE M O V E D . He n n e p i n C o u n t y p u r c h a s e d a n o n l i n e tr a i n i n g s o f t w a r e p l a t f o r m t h a t c i t i e s m a y u s e . E d ina will co l l a b o r a t e w i t h H e n n e p i n C o u n t y a n d B l o o m i n g t o n t o de v e l o p t h e o n l i n e t r a i n i n g p r e s e n t a t i o n f o r v e t e r a n judges. ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB NO T E S : DI V I S I O N : E c o n o m i c D e v e l o p m e n t Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Co m p l e t e R e d e v e l o p m e n t A g r e e m e n t f o r C i t y -ow n e d pa r c e l s o n W . 4 9 - 1 / 2 S t r e e t Q3 CO M P L E T E D . Co m p l e t e d J u l y 2 7 , 2 0 1 7 . ☒ Com IT ☐ HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Co m p l e t e R e d e v e l o p m e n t A g r e e m e n t f o r v a c a n t pa r c e l a t 4 4 1 6 V a l l e y V i e w Q2 CO M P L E T E D . A c q u i s i t i o n a n d s a l e s a g r e e m e n t s e x e c u t e d No v e m b e r 8 , 2 0 1 7 w i t h c l o s i n g s c h e d u l e d f o r J a n u a r y 2018. Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Pr e p a r e r e d e v e l o p m e n t c o n c e p t f o r f o r m e r P u b l i c Wo r k s s i t e Q4 IN P R O G R E S S . A n A g r e e m e n t w a s e x e c u t e d w i t h Fr a u e n s h u h i n D e c e m b e r 2 0 1 7 . C o n c e p t p l a n s h a v e b e e n ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC Q4 F i n a l U p d a t e 2 0 1 7 . 0 1 . 3 1 pr e p a r e d a n d s u b m i t t e d t o t h e C i t y f o r r e v i e w a n d co n s i d e r a t i o n i n 2 0 1 8 . ☐ STB 4. So l i c i t a n d r e v i e w r e d e v e l o p m e n t p r o p o s a ls f o r 7 0 0 1 Yo r k A v e . ( S o u t h d a l e L i b r a r y S i t e ) Q2 ON H O L D . Pr e l i m i n a r y d r a f t o f R F P p r e p a r e d a n d u n d e r re v i e w b y H e n n e p i n C o u n t y . R e l e a s e o f R F P w i l l b e d elayed un t i l t h e C o u n t y d e t e r m i n e s t h e a m o u n t o f l a n d a v a i lable in 20 1 8 . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Pr e p a r e E c o n o m i c D e v e l o p m e n t s t r a t e g i c p l a n f o r in c l u s i o n i n C o m p r e h e n s i v e P l a n Q3 IN P R O G R E S S . In t r o d u c e d t o p i c w i t h C h a m b e r o f Co m m e r c e c o m m i t t e e A p r i l 2 0 1 7 a n d O c t o b e r 2 0 1 7 . F i n al di s c u s s i o n i s t a b l e d u n t i l e a r l y 2 0 1 8 d u e t o t h e r e - or g a n i z a t i o n o f t h e E d i n a C h a m b e r o f C o m m e r c e a n d t heir Ec o n o m i c D e v e l o p m e n t C o m m i t t e e . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Co m p l e t e T I F A g r e e m e n t f o r P e n t a g o n P a r k , P h a s e 1 Q4 IN P R O G R E S S . Co n v e r s a t i o n s w i t h d e v e l o p e r o n g o i n g . Ba s e d o n t h e c u r r e n t p a c e , n o s i g n i f i c a n t a c t i o n i s an t i c i p a t e d u n t i l 2 0 1 8 . D i s c u s s i o n s w i t h S o l o m o n R e al Es t a t e a n d C h a s e R e a l E s t a t e a r e a n t i c i p a t e d in e a r l y 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. Vi s i t 4 l o c a l b u s i n e s s e s f o r B u s i n e s s R e t e n t i o n me e t i n g s ( 1 b u s i n e s s p e r q u a r t e r ) . Q4 IN P R O G R E S S . Fo u r b u s i n e s s f o c u s g r o u p s c o m p l e t e d i n Oc t o b e r 2 0 1 7 . O n e - o n - o n e a n d g r o u p m e e t i n g s a l s o co m p l e t e d a t 5 0 th an d F r a n c e i n A u g u s t -Oc t o b e r 2 0 1 7 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB NO T E S : DI V I S I O N : S u s t a i n a b i l i t y Go a l : I n t e g r a t e S u s t a i n a b i l i t y i n t o E d i n a ’ s c u l t u r e a n d s h o w me a s u r a b l e r e d u c t i o n i n c a r b o n e m i s s i o n s Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Co m p l e t e o n b o a r d i n g o f S u s t a i n a b i l i t y C o o r d i n a t o r an d e s t a b l i s h m e n t o f S u s t a i n a b i l i t y D i v i s i o n . CO M P L E T E D . 2. Up d a t e t h e E n e r g y a n d E n v i r o n m e n t Co m m i s s i o n (E E C ) p o r t i o n s o f t h e C o m p r e h e n s i v e P l a n ( C o m p Pl a n ) . C o - c r e a t e t h e R e s i l i e n c y p o r t i o n o f t h e C o m p Pl a n Q1 2 0 1 8 IN P R O G R E S S . En g a g e d i n C o m m u n i t y R e s i l i e n c y Wo r k s h o p s t o i d e n t i f y f u t u r e o p p o r t u n i t i e s / n e e d s . Re v i e w e d p r e v i o u s C o m p P l a n . F i n a l r e c o m m e n d a t i o n s will co m e Q 1 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP 3. Pi E Fa c i l i t i e s : I d e n t i f y a n d p r i o r i t i z e t o p e n e r g y s a v i ng s in i t i a t i v e s t o r e d u c e o u r g h g e m i s s i o n s b y 7 . 5 % i n 18 mo n t h s ( 1 3 . 4 m i l l i o n k W h ) Q1 20 1 8 IN P R O G R E S S . Id e n t i f i e d t o p f o u r p r i o r i t y f a c i l i t i e s i n Ma r c h . Co m p l e t e d a T u r n K e y r e v i e w o f C e n t e n n i a l L a k e s . Ki c k e d o f f r e - c o m m i s s i o n i n g s t u d y o f B r a e m a r A r e n a . Ap p r o v e d l i g h t i n g r e t r o f i t a t B r a e m a r A r e n a . B e g a n energy ef f i c i e n c y w o r k i n C i t y f a c i l i t i e s , i n cl u d i n g L E D r e t r o f i t s f o r Com IT HR Fin RCP Q4 F i n a l U p d a t e 2 0 1 7 . 0 1 . 3 1 Fi r e S ta t i o n s a n d P u b l i c W o r k s , a r e -co m m i s s i o n i n g o f Br a e m a r I c e A r e n a B e h i n d g o a l . T o m e e t g o a l , a c t i o ns have be e n p u t o n 2 0 1 8 / 2 0 1 9 C i t y w i d e p l a n . 4. Pi E R e s i d e n t i a l : P a r t n e r w i t h t h e R e s i d e n t i a l W o r k i ng Gr o u p t o t e s t m e s s a g i n g a n d l a y o u t 2 0 1 7 P l a n t o en g a g e 7 5 0 h o m e s t o t a k e e n e r g y - s a v i n g s a c t i o n s e a c h ye a r ( 5 6 2 , 0 0 0 k W h a n n u a l l y ) Q1 20 1 8 CO M P L E T E D . Cr e a t e d me s s a g i n g r e s i d e n t g o a l s . Re s i d e n t i a l e n e r g y e f f i c i e n c y g o a l s o n t r a c k . R e n e wable en e r g y b e l o w g o a l . C o m p l e t e d 1 2 e v e n t s t o d a t e . Ad d i t i o n a l l y o v e r 1 0 c o n t e n t p u b l i c a t i o n s c o m p l e t e as well as a v o l u n t e e r t r a i n i n g . Com IT HR Fin RCP 5. Pi E C o m m e r c i a l : E n g a g e b u s i n e s s e s i n r e d u c i n g o r o f f - se t e l e c t r i c i t y u s e b y 2 % a n n u a l l y ( 7 . 3 m i l l i o n k W h an n u a l l y ) . Q1 20 1 8 IN PR O G R E S S . Bu s i n e s s o u t r e a c h t o t h e 5 0 th & France As s o c i a t i o n a n d 1 0 o t h e r b u s i n e s s e s i n E d i n a t o s u p port en e r g y e f f i c i e n c y a c t i o n s . M e t w i t h 5 0 th & F r a n c e B u s i n e s s As s o c i a t i o n t o s h a r e e n e r g y s a v i n g s o p p o r t u n i t i e s . Met wi t h t h r e e l o c a l b u s i n e s s e s t o g a u g e i n t e r e s t i n e n ergy sa v i n g s a c t i o n s . P r o p o s e d e v e n t i n i n Q 1 2 0 1 8 w i t h Ce n t e n n i a l L a k e s o f f i c e t e n a n t s . M e t r i c s o n t r a c k . Com IT HR Fin RCP 6. In p a r t n e r s h i p w i t h R e c y c l i n g C o o r d i n a t o r , c r e a t e a n or g a n i c s p l a n t o m e e t H e n n e p i n C o u n t y ’ s g o a l t o s h i ft 15 % o f w a s t e t o r e c y c l e d o r g a n i c s – D e p e n d i n g o n t h e pr o p o s a l , t h e r e w i l l b e a n o t h e r p r o j e c t t o i m p l e m e n t. Q 3 20 1 7 CO M P L E T E D . Cr e a t e d i n i t i a l r e p o r t th a t w a s s e n t to Co u n c i l i n N o v e m b e r . W i l l p r e s e n t o r g a n i c r e c y c l i n g policy op t i o n s i n Q 1 o f 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP 7. De v e l o p m e a s u r e s , f o r m a t , a n d c om p l e t e t h e a nn ua l Pu r c h a s i n g R e p o r t f o r 2 0 1 6 . Q1 20 1 8 IN P R O G R E S S . In t e g r a t e d s u s t a i n a b i l i t y c r i t e r i a i n t o t h e Ci t y ’ s p u r c h a s i n g p o l i c y a n d t o o l s . R e q u e s t i n g h i s t orical in f o r m a t i o n f o r 2 0 1 6 - 1 7 f r o m d e p a r t m e n t s . W i l l c o m p lete re p o r t in Q1 of 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP 8. LA T E A D D I T I O N : O n b o a r d M N G r e e n c o r p s me m b e r t o s e r v e E d i n a i n r e v i e w i n g f l e e t a n d m a k i n g re c o m m e n d a t i o n s IN P R O G R E S S . Me m b e r h a s b e g u n t o c o l l e c t f l e e t d a t a , be n c h m a r k o t h e r f l e e t s , a n d f o r m u l a t e r e g u l a t i o n s . Re c o m m e n d a t i o n s t o b e f i n a l i z e d b y Q 2 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP 9. LA T E A D D I T I O N : K i c k o f f G r a n d v i e w G r e e n Su s t a i n a b i l i t y S t u d y Q2 2 0 1 8 IN PR O G R E S S . Co n s u l t a n t w a s i d e n t i f i e d i n Q 4 . Co o r d i n a t i n g s t r a t e g i c v i s i o n a n d w o r k w i t h c o n s u l t ant and ot h e r k e y s t a k e h o l d e r s t o d e l i v e r t h e c i t y ’ s f i r s t su s t a i n a b i l i t y s t u d y f o r a d i s t r i c t a r e a . Com IT HR Fin RCP 10 . LA T E A D D I T I O N : Bu i l t pr o j e c t c a s e a n d id e n t i f i e d bu d g e t p r i o r i t i e s t o m e e t C i t y O p e r a t i o n ’ s e n e r g y ef f i c i e n c y g o a l Q4 2 0 1 7 CO M P L E T E D . Co m p l e t e d P h a s e 1 o f A s s e t r e v i e w a n d fo u n d 4 7 E C O e f f i c i e n c y o p p o r t u n i t i e s . P r o p o s e d a p lan to me e t e n e r g y e f f i c i e n t g o a l s m o v i n g f o r w a r d . R e c o m m ended an d r e c e i v e d a p p r o v a l t o i n c r e a s e C A S F u n d i n g t o m e et em i s s i o n r e d u c t i o n g o a l s . Com IT HR Fin RCP NO T E S : Th i s w a s t h e f i r s t f u l l y e a r f o r t h e S u s t a i n a b i l i t y D i v i s i o n . Q4 F i n a l U p d a t e 2 0 1 7 . 0 1 . 3 1 DI V I S I O N : L i q u o r O p e r a t i o n s Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. On -bo a r d n e w G M o f L i q u o r O p e r a t i o n s . Q1 Co m p l e t e d . 2. As s e s s o p e r a t i o n a l p r a c t i c e s a n d i m p l e m e n t c h a n g e s to i m p r o v e e f f i c i e n c y , s e r v i c e , a n d c o s t . Q3 CO M P L E T E D . Re s t r u c t u r e d s t a f f p o s i t i o n s t o a l i g n w i t h in d u s t r y b e s t p r a c t i c e s a n d i n c r e a s e o p e r a t i o n a l e f ficiencies, ma r k e t i n g m a n a g e m e n t , a n d i n v e n t o r y m a n a g e m e n t .We ha v e m o v e d o u r A G M i n t o a p u r c h a s i n g a n d p r i c i n g ma n a g e m e n t r o l e , a s w e l l a s c r e a t i n g a n e w s a l e s l e ad po s i t i o n t o a s s i s t w i t h l e a d e r s h i p d u t i e s i n t h e s t ores. We ha v e r e d u c e d / e l i m i n a t e d t h e n e e d f o r A s s i s t a n t m a n a ger ov e r t i m e p a y a s a r e s u l t a n d w i l l c o n t i n u e t o e x p l o re st a f f i n g c h a n g e s t h r o u g h o u t Q 2 a n d g o f o r w a r d . 3. Im p l e m e n t i n -st o r e e x p e r i e n c e r e c o m m e n d a t i o n s fr o m t a s k f o r c e i n c l u d i n g s h e l f - t a l k e r s a n d p r o d u c t se l e c t i o n g u i d e s . Q1 CO M P L E T E . O w n e r s h i p t e a m s h a v e b e e n a s s e m b l e d . Sh e l f t a l k e r s a n d d i s p l a y b a c k e r s i g n a g e l a u n c h e d i n Nov. ut i l i z i n g o u r s o c i a l m e d i a 1 5 s e c o n d r e v i e w c o n t e n t to tie ba c k o u r m a r k e t i n g e f f o r t s t o t h e i n s t o r e e x p e r i e n c e. Com IT HR Fin RCP 4. De v e l o p E d i n a L i q u o r S c o r e c a r d t o b e d e l i v e r e d t o Ci t y C o u n c i l a t q u a r t e r l y b u s i n e s s m e e t i n g s . Q1 Co m p l e t e d an d w i l l n o w b e c o m e a n o n g o i n g o p e r a t i o n a l pr a c t i c e . Com IT HR Fin RCP 5. Se l e c t a n d i m p l e m e n t o n l i n e o r d e r a n d d e l i v e r y sy s t e m . Q2 IN -PR O G R E S S . Re v i s e t o p r o j e c t p l a n t o fi r s t i m p l e m e n t a n e w P o i n t o f S a l e s y s t e m t o i m p r o v e s e c u r i t y , s t a ff ef f i c i e n c y , m a r k e t i n g m a n a g e m e n t , a n d i n v e n t o r y ma n a g e m e n t , i n a d d i t i o n t o p r o v i d i n g a b e t t e r e x p e r ience fo r d e l i v e r y . M o v e d t o 2 0 1 8 w o r k p l a n d u e t o s t a f f i ng levels an d o t h e r p r i o r i t i e s . P O S i m p l e m e n t a t i o n i s c o m p l e t e, and e -co m m e r c e s i t e i s b e i n g d e v e l o p e d . Com IT HR Fin RCP 6. Wo r k w i t h H R t o r e -to o l p a r t -ti m e r e c r u it m e n t , se l e c t i o n , a n d t r a i n i n g p r o c e d u r e s , a n d i m p l e m e n t p ay fo r p e r f o r m a n c e . Q2 IN -PR O G R E S S : We a r e p l a n n i n g t o l a u n c h a s t e p de v e l o p m e n t p r o g r a m i n p h a s e s t h r o u g h o u t 2 0 1 8 . P r o d uct an d c a t e g o r y t r a i n i n g i n c e n t i v e s w i l l b e g i n e n d o f Q1 2018. We w i l l c o n t i n u e t o e v a l u a t e t h r o u g h o u t 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP 7. De v e l o p a n d i m p l e me n t p h a s e o n e ( r e w a r d s f o r Li q u o r e n t e r p r i s e o n l y ) o f L o y a l t y P r o g r a m a n d c l u b s. Q3 IN -PR O G R E S S . Re v i s e d t i m e l i n e d ue to i m p l e m e n t a t i o n of P O S . O n 2 0 1 8 W o r k P l a n . Com IT HR Fin RCP 8. De v e l o p a n d i m p l e m e n t t a r g e t e d m a r k e t i n g s t r a t e g y to 1 ) g r o w e m a i l l i s t a n d m o r e e f f e c t i v e l y u s e s o c i al me d i a , a n d 2 ) p r o m o t e t h e r e l a t i o n s h i p t o r e c r e a t i o n Q3 CO M P L E T E ; W e h a v e b e e n u t i l i z i n g a d i f f e r e n t co n t r a c t o r t h a t s p e c i a l i z e s i n S o c i a l M e d i a a n d d i g ital ma r k e t i n g . W e h a v e se e n s i g n i f i c a n t i n c r e a s e s o u r s o c i a l Com IT HR Fin RCP Q4 F i n a l U p d a t e 2 0 1 7 . 0 1 . 3 1 en t e r p r i s e s . me d i a m e a s u r e s a n d in c r e a s e d in -st o r e t r a f f i c d u r i n g pr o d u c t s p e c i f i c c a m p a i g n s . T h i s w i l l n o w b e c o m e a n on g o i n g s t r a t e g y . 9. Im p l e m e n t Su n d a y S a l e s CO M P L E T E D : Im p l e m e n t e d S u n d a y s a l e s in J u l y with li m i t e d f i n a n c i a l i m p a c t d u e t o a d j u s t m e n t o f o t h e r op e r a t i n g h o u r s . S t a f f i s s t i l l a n a l y z i n g e f f e c t o n b o t t o m - l i n e pr o f i t s . NO T E S : Ap p r o v e d 0 1 . 1 3 . 2 0 1 7 Up d a t e d M a y 2 0 1 7 DI V I S I O N : Pl a n n i n g Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Co m p r e h e n s i v e P l a n U p d a t e . U p d a t e r e q u i r e d e v e r y 10 y e a r s b y t h e M e t r o p o l i t a n C o u n c i l . T h e u p d a t e w i ll in c l u d e m i n i s m a l l a r e a p l a n s f o r a l l a r e a s n o t co m p l e t e d i n t h e c u r r e n t C o m p r e h e n s i v e P l a n . T h a t in c l u d e s : 5 0 th & F r a n c e , G r a n d v i e w , S o u t h d a l e A r e a , 70 th an d C a h i l l , 4 4 th an d F r a n c e . De c . 3 1 , 2 0 1 8 is th e M e t Co u n c i l De a d l i n e Th e 44 th an d F r a n c e & 7 0 th an d C a h i l l Sm a l l A r e a P l a n s ar e u n d e r w a y . T h e s e c o n d p h a s e o f t h e S o u t h d a l e A r e a Sm a l l A r e a P l a n w a s c o m p l e t e d i n J u n e ; P h a s e 3 i s un d e r w a y . E n g a g e d w i t h a l l t h e c i t y ’ s o t h e r b o a r d s and co m m i s s i o n s t o e n g a g e i n t h e p r o c e s s . ☒ Com ☒ IT ☐ HR ☒ Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB 2. As s i s t t h e P l a n n i n g C o m m i s s i o n a n d Co m m u n i t y He a l t h C o m m i s s i o n w i t h t h e d e v e l o p m e n t a n d ev a l u a t i o n o f t e m p o r a r y h e a l t h c a r e d w e l l i n g s u n i t . Q4 . Dr a f t e d t h e O r d i n a n c e . Ha d a j o i n t m e e t i n g w i t h t h e P C an d H e a l t h C o m m i s s i o n a n d m a d e r e v i s i o n s t o t h e Or d i n a n c e . P u b l i c H e a r i n g P r o c e s s w i l l b e gi n i n J u l y . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB DI V I S I O N : As s e s s i n g Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Im p l e m e n t “ e P r o p e r t y . ” T h i s i s a p u b l i c o n -li n e s e a r c h pr o g r a m t h r o u g h L O G I S f o r s p e c i a l a s s e s s m e n t s . Q4 Th i s h a s b e e n i m p l e m e n t e d a n d w e n t l i v e 3 / 3 0 / 1 7 . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB De p a r t m e n t -wi d e g o a l Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. EN G A G E M E N T G O A L : Co n d u c t a n “ u n s e s s i o n ” to g a t h e r i d e a s t o i m p r o v e o u r w o r k p r o c e s s e s . Q4 Ha d a b r a i n s t o r m i n g s e s s i o n t o i m p r o v e o u r p r o c e s s e s. Re a s s i g n e d s o m e j o b r e s p o n s i b i l i t i e s i n t h e p l a n n i n g di v i s i o n . ☐ Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☒ STB 20 1 7 Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t Wo r k P l a n Su p p o r t N e e d e d Key: Co m = C o m m u n i c a t i o n s IT = I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y HR = H u m a n R e s o u r c e s Fi n = F i n a n c e RC P = R e s i l i e n t C o m m u n i t y P r o j e c t FA C = F a c i l i t i e s ST B = S u s t a i n a b i l i t y Ap p r o v e d 0 1 . 1 8 . 2 0 1 7 DI V I S I O N : In f o r m a t i o n T e c h n o l o g y Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Co n t i n u e i m p l e m e n t a t i o n o f G I S S t r a t e g i c P l a n , mo v i n g a w a y f r o m L O G I S f o r s e r v i c e s Q4 In P r o g r e s s . We h a v e m o v e d m o s t e v e r y t h i n g a w a y f r o m LO G I S , b u t a r e s t i l l r e l y i n g o n L O G I S m a p f o r A s s e s s ing si n c e n o t a l l o f t h e P D S d a t a i s a v a i l a b l e i n t h e v iews we ha v e c u r r e n t l y h a v e a c c e s s t o i n t h e L O G I S P I M S \ P D S da t a b a s e . C o u n c i l h a s a p p r o v e d c o n t i n u a t i o n o f o u r ESRI EL A a n d o u r w o r k p l a n f u n d i n g w i t h W S B . W i l l c o n t i n u e in 20 1 8 . ☐ Com ☒ IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Up g r a d e t o E x c h a n g e 2 0 1 6 Q4 In P r o g r e s s . We h a v e t e s t e d t h e u n i f i e d m e s s a g i n g a n d be l i e v e w e w i l l b e a b l e t o g e t t h a t w o r k i n g w i t h t h e current ph o n e s y s t e m . W e a r e t e s t i n g f o r t h e a c t u a l r o l l o v e r to ma k e t h e t r a n s i t i o n i s a s s m o o t h a s p o s s i b l e f o r m a ilbox mi g r a t i o n s a n d p h o n e m i g r a t i o n s . Wi l l c o nt i n u e i n 2 0 1 8 . Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Ro l l o u t O f f i c e 2 0 1 6 t o a l l u s e r s Q4 In p r o g r e s s . Th e r o l l o u t h a s b e g u n , b u t w il l co n t i n u e i n t o 20 1 8 . Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Re s e a r c h s o l u t i o n s fo r p h o n e s y s t e m r e p l a c e m e n t i n 20 1 8 Q4 Co m p l e t e . Ve n d o r m e e t i n g s a r e c o m p l e t e , q u o t e s h a v e be e n r e v i e w e d a n d t h e n e w p h o n e s y s t e m h a s b e e n se l e c t e d . W e w i l l m o v e f o r w a r d w i t h L O G I S ’ s h o s t e d ph o n e s y s t e m . Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Ex p l o r e o p t i o n s f o r m o r e a u t o m a t e d s e t u p o f n e w em p l o y e e s / u s e r s Q3 Ab a n d o n e d . Th i s p r o j e c t i s n o l o n g e r b e i n g a c t i v e l y ex p l o r e d a f t e r d e t e r m i n i n g a l o w R O I . Com ☒ IT ☒ HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Im p l e m e n t L a s e r f i c h e f o r m s m o d u l e Q2 Co m p l e t e . Th e F o r m s m o d u l e h a s b e e n i m p l e m e n t e d a n d th e n e w C o r r e s p o n d e n c e f o r m i s l i v e . Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 20 1 7 C om m u n i c a t i o n s & T ec h n o l o g y S er v i c e s De p a r t m e n t Wo r k P l a n Support Needed Key: Com = Communications IT = Information Technology HR = Human Resources Fin = Finance RCP = Resilient Community Project FAC = Facilities STB = Sustainability Ap p r o v e d 0 1 . 1 8 . 2 0 1 7 DI V I S I O N : Co m m u n i c a t i o n s Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Re d e s i g n Ci t y o f E d i n a w e b s i t e Q3 Co m p l e t e . Th e n e w w e b s i t e l a u n c h e d t h e f i r s t w e e k o f Au g u s t . ☒ Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Co m p l e t e i n -fa c i l i t y b r a n d a u d i t s o f E d i n a C i t y H a l l , Ed i n a A q u a t i c C e n t e r a n d C e n t e n n i a l L a k e s P a r k Q4 Co m p l e t e . Pr e s e n t a t i o n s h a v e b e e n m a d e t o t h e C i t y Ma n a g e r a n d A s s i s t a n t C i t y M a n a g e r a n d G e n e r a l M a n a gers an d A s s i s t a n t M a n a g e r s o f t h e E d i n a A q u a t i c C e n t e r and Ce n t e n n i a l L a k e s P a r k . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Cr e a t e te m p l a t e s f o r c o m m o n s i g n a g e a t a l l f a c i l i t i e s Q4 Co m p l e t e . El e c t r o n i c t e m p l a t e s h a v e b e e n c r e a t e d f o r ho u r s , c l o s i n g s a n d s p e c i a l e v e n t s . D e c a l s t o p r o m o te Edina Op e n ( a n d r e p l a c e v a r i o u s p a p e r v e r s i o n s o f t h e m i n City bu i l d i n g s ) we r e c r e a t e d a n d g i v e n t o en t e r p r i s e f a c i l i t i e s . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Ex p l o r e o p t i o n s f o r a D i g i t a l A s s e t M a n a g e m e n t sy s t e m f o r p h o t o s a n d v i d e o s . Q4 Co m p l e t e . Th e d e p a r t m e n t h a s s u b s c r i b e d t o Ph o t o S h e l t e r b y L i b r i s a n d h a s a d d e d p h o t o s f r o m t h e last th r e e y e a r s t o t h e s y s t e m . T r a i n i n g h a s b e e n c o m p l e te. Af t e r t h e C o m m u n i c a t i o n s s t a f f b e c o m e s m o r e f a m i l i a r with th e s y s t e m , i t w i l l b e r o l l e d o u t t o s o m e o t h e r d e p artments, in c l u d i n g P o l i c e a n d F i r e -Re s c u e & I ns p e c t i o n s . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Up g r a d e a n d e x p a n d m i c r o p h o n e s y s t e m i n C o u n c i l Ch a m b e r s Q2 Co m p l e t e . Th e m i c r o p h o n e s i n t h e C o u n c i l C h a m b e r s a r e no w R F - s h i e l d e d , s o t h e y s h o u l d n o t b e a s s u s c e p t i b le to mo b i l e d e v i c e i n t e r f e r e n c e . T h e a u d i o l e v e l s h a v e b een ad j u s t e d , t h o u g h s t a f f c o n t i n u e s t o m o n i t o r a n d r e f ine them. ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Co n d u c t Q ua l i t y o f L i f e S u r v e y Q2 Co m p l e t e . Th e N a t i o n a l R e s e a r c h C e n t e r pr e s e n t ed the re s u l t s t o t h e C i t y C o u n c i l a n d s t a f f i n J u l y . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB NO T E S : Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 DI V I S I O N : D e s i g n a n d Co n s t r u c t i o n Go a l : Ta r g e t C o m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Im p l e m e n t t h e 2 0 1 7 N e i g h b o r h o o d R o a d w a y Re c o n s t r u c t i o n P r o j e c t s A. Bi r c h c r e s t A / C o u n t r y s i d e B ( C I P 1 5 - 1 3 8 ) B. Co u n t r y s i d e G ( C I P 1 7 - 0 2 7 ) C. Ch o w e n P a r k D ( C I P 1 5 -17 4 ) No v e m b e r 1 7 A. P a l d a , M M , 9 9 % B. N o r t h w e s t , D N , 1 0 0 % C. P u s h e d t o 2 0 1 8 P r o j e c t ☒ Com ☐ IT ☐ HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. De v e l o p E n g i n e e r i n g S t u d i e s a n d C o n d u c t P u b l i c H e a r in g s – 2 0 1 8 N e i g h b o r h o o d R o a d w a y R e c o n s t r u c t i o n A. No r m a n d a l e P a r k D ( C I P 1 5 - 1 3 7 ) B. Br e d e s e n P a r k A & E ( C I P 1 7 - 0 6 0 ) C. Co n c o r d A & G ( C I P 1 7 - 0 6 1 ) D. Co u n t r y C l u b C ( C I P 1 7 -06 2 ) No v e m b e r 1 7 A. P I H 1 1 / 8 B. P I H 1 1 / 8 C. F i n a l R e p o r t i n p r o g r e s s . P I H 1 2 / 5 D. P I H 1 1 / 8 ☒ Com ☐ IT HR ☒ Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Im p l e m e n t t h e 2 0 1 7 S t a t e A i d R o a d w a y R e c o n s t r u c t i o n an d R e h a b i l i t a t i o n P r o j e c t s A. Pa r k l a w n A v e n u e ( C I P 1 5 -12 6 ) No v e m b e r 1 7 A. S E H , S M H e n t g e s , 9 9 % ☒ Com IT HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. De v e l o p E n g i n e e r i n g S t u d i e s a n d C o n d u c t P u b l i c He a r i n g s – 2 0 1 8 S t a t e A i d R o a d w a y R e c o n s t r u c t i o n a n d Re h a b i l i t a t i o n P r o j e c t s A. W 6 2 nd St . ( C I P 1 5 -12 8 ) De c e m b e r 1 7 A. F i n a l R e p o r t i n p r o g r e s s . P I H 1 2 / 5 ☒ Com IT HR ☒ Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Im p l e m e n t M i s c e l l a n e o u s P r o j e c t s A. Va l l e y V i e w R o a d R e a r Y a r d R e t a i n i n g W a l l ( 5 8 2 5 Cr e e k V a l l e y R d ) B. 50 th St r e e t a n d V e r n o n A v e n u e C o n c r e t e R e p a i r s Au g u s t 1 7 Au g u s t 1 7 A. C o m p l e t e B. C o m p l e t e ☐ Com IT HR ☒ Fin ☐ RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Co o r d i n a t e a n d I m p l e m e n t D e s i g n a n d C o n s t r u c t i o n of Pe d e s t r i a n P r o j e c t s A. Oa k l a w n A v e n u e S i d e w a l k B. Pe d e s t r i a n A r e a a t H i g h l a n d s S c h o o l ( D o n c a s t e r W a y ) No v e m b e r 1 7 A. 9 9 % C o m p l e t e , D r i v e w a y w o r k i n 2 0 1 8 B. C o m p l e t e , S c h o o l I n v o i c e 2 0 1 8 C. C o m p l e t e Com IT HR ☒ Fin ☒ RCP ☐ FAC ☒ STB 20 1 7 En g i n e e r i n g De p a r t m e n t W o r k P l a n Support Needed Key: Com = Communications IT = Information Technology HR = Human Resources Fin = Finance RCP = Resilient Community Project FAC = Facilities STB = Sustainability Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 C. Pe d e s t r i a n I m p r o v e m e n t s a t H i g h S c h o o l ( C h a p e l La n e ) D. Ed i n a I n d u s t r i a l B l v d S i d e w a l k ( B u r g e r K i n g / B P ) E. Ve r n o n S i d e w a l k ( W a s h b u r n - M c R e a v y E d i n a ) F. Xe r x e s A v e n u e a t 6 8 th S t r e e t ( C u b F o o d s ) G. 66 th a n d Y o r k P e d e s t r i a n I m p r o v e m e n t s ( N W , S E , a n d me d i a n s o n 6 6 th S t r e e t ) H. 50 th S t r e e t C r o s s i n g a t E d e n n e a r C i t y H a l l I. Ni n e M i l e C r e e k S i d e w a l k a t G l e a s o n R o a d c o o r d w / NM C W D J. La k e E d i n a S p u r t r a i l f r o m H i b i s c u s A v e K. Co u r t n e y F i e l ds P e d e s t r i a n B r i d g e D. 9 0 % C o m p l e t e , R e s t o r a t i o n E. P W C o o p e r a t i o n F. C o n s u l t a n t S u r v e y , D e s i g n I t e r a t i o n s G. M e y e r C o n t r a c t i n g – C o m p l e t e H. 4 0 % C o m p l e t e I. C o m p l e t e , W D R e i m b u r s e m e n t J. C o m p l e t e K. C o m p l e t e DI V I S I O N : T r a n s p o r t a t i o n Go a l : Ta r g e t C o m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Co m p l e t e T r a f f i c S a f e t y R e q u e s t s an d Im p l e m e n t ET C re c o m m e n d a t i o n s A. Se p t e m b e r 2 0 1 7 A. On g o i n g . N i c k / T r a f f i c S a f e t y C o o r d i n a t o r po s i t i o n f u l l t i m e a s o f J a n 2 ☒ Com IT HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Bi c y c l e a n d P e d e s t r i a n F a c i l i t i e s P l a n n i n g A. Ma n a g e p r e p a r a t i o n o f P e d e s t r i a n a n d B i c y c l e Ma s t e r P l a n ( 1 7 - 0 6 8 ) A. No v e m b e r 2 0 1 7 A. Dr a f t p l a n n e a r i n g c o m p l e t i o n . F i n a l c o m m u n i t y me e t i n g / o p e n h o u s e 1 2 / 6 . P C J a n u a r y , C C P u b l i c He a r i n g F e b r u a r y Com IT HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB 3. AD A T r a n s i t i o n P l a n A. As s i s t w i t h c o m p l e t i o n o f c i t y - w i d e t r a n s i t i o n p l a n B. In f r a s t r u c t u r e s e l f -ev a l u a t i o n ( s i d e w a l k s l o p e s , e t c . ) A. De c e m b e r 2 0 1 7 B. Oc t o b e r 20 1 7 B. Mo v e t o n e x t y e a r ( i n t e r n s ) Com IT HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB 4. 20 1 8 C o m p r e h e n s i v e P l a n U p d a t e A. Pr e p a r e T r a n s p o r t a t i o n C h a p t e r ( w i t h E T C ) B. As s i s t w i t h S m a l l A r e a P l a n s A. Ja n u a r y 2 0 1 8 B. Ap r i l 2 0 1 8 A. ET C c o m m i t t e e p r e p a r i n g p o l i c i e s / g o a l s O c t - J a n . St a f f r e v i e w i n g T r a n s p o r t a t i o n C h a p t e r . B. St a f f r e v i e w i n g f i r s t d r a f t o f 4 4 th & F r a n c e S A P . 70 th & C a h i l l S A P f i r s t c o m m u n i t y m e e t i n g S a t . 12 / 9 . S e l e c t 5 0 th & F r a n c e S A P W G m e m b e r s Ja n / F e b ☒ Com IT HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Im p l e m e n t /A s s i s t w i t h Mi s c e l l a n e o u s P r o j e c t s A. Pa s s e n g e r R a i l P u b l i c E n g a g e m e n t B. Op e n S t r e e t s P l a n n i n g C. Fo r m a l i z e S i d e w a l k M a i n t e n a n c e P o l i c y A. Ma y 2 0 1 7 B. Se p t e m b e r 2 0 1 7 C. Ju n e 20 1 7 A. Co m p l e t e , t o C C 1 0 / 1 7 B. Ev e n t h e l d S e p 2 4 C. Pe d / B i k e M a s t e r P l a n re c o m m e n d a t i o n s ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 D. Wo r k wi t h P l a n n i n g t o r e v i s e o r d i n a n c e t o r e q u i r e bi k e p a r k i n g i n m u l t i f a m i l y d e v e l o p m e n t s E. As s i s t w i t h S o u t h d a l e L i b r a r y S i t e R e d e v e l o p m e n t D. Ma y 2 0 1 7 E. De c e m b e r 2 0 1 7 D. Pe d / B i k e M a s t e r P l a n r e c o m m e n d a t i o n s E. Pr o j e c t o n h o l d ( C o u n t y i n t e r n a l i s s u e s ) DI V I S I O N : En g i n e e r i n g S e r v i c e s Go a l : Ta r g e t C o m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Im p l e m e n t U t i l i t y I m p r o v e m e n t P r o j e c t s A. 20 1 7 P r e s i d e n t s A r e a S a n S w r R e h a b ( 1 7 - 0 7 7 , S S 5 0 0 ) B. 20 1 7 X e r x e s T r u n k C a p E x p a n s i o n ( 1 5 - 1 4 7 , S S 4 9 9 ) C. 20 1 8 M i n n e h a h a T r u n k S w r ( 1 5 - 1 5 0 ) D. 20 1 7 P o n d a n d O u t l e t M a i n t e n a n c e ( 1 7 - 0 8 3 ) E. 20 1 7 - 1 9 W T P # 5 ( 1 5 - 1 6 2 , 1 6 3 , 1 6 4 , W M 5 6 4 ) F. 20 1 7 C e n t e n n i a l L a k e s I / I r e p a i r ( 1 7 - 0 7 9 ) Oc t o b e r 1 7 Oc t o b e r 1 7 Oc t o b e r 1 7 Ma r c h 1 8 Se p t e m b e r 1 9 Oc t o b e r 1 7 A. 9 5 % B. A w a r d e d . X f e r t o C o n s t 3 . A . C. < h o l d i n g f o r Q 4 1 8 t o s y n c w / A r d e n P a r k > D. 7 / 1 8 C C , G r a n d v i e w p o n d c o o r d i n a t i o n E. 2 / 1 0 S h o r t l i s t , 2 / 1 7 I n t e r v i e w , 3 / 7 C C , 4 / 7 K i c k - of f , 4 / 2 0 a r c h , 7 / 1 8 - 3 1 P i l o t , 8 / 2 9 S t u d y D r a f t , 1 0 /3 CC , D e s i g n k i c k o f f 1 0 / 2 6 , 3 0 % 1 2 / 1 3 , F. N o W o r k , N o t e d f o r f u t u r e d e v e l o p m e n t . Com IT ☐ HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. As s e t M a n a g e m e n t a n d U t i l i t y P l a n n i n g : A. Sa n i t a r y s e w e r c a p a c i t y s t u d y B. Wa t e r d i s t r i b u t i o n s y s t e m a n a l y s i s / W T P 5 p r e l i m Fe b r u a r y 1 7 De c e m b e r 1 7 A. D O N E B. 8 / 2 C C A p p r o v a l , d a t a r e q u e s t , K i c k o f f 9 / 2 0 , Gr a n d v i e w H 2 0 , S A N , S T M s t u d i e s F i n a l D r a f t Com IT HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Wa t e r R e s o u r c e M a n a g e m e n t : A. Co m p W a t e r R e s o u r c e s M a n a g e m e n t P l a n U p d a t e Ju l y 1 7 A. 2 / 1 0 M o d e l r e v i e w , 2 / 1 3 E n g S t a f f / P u b l i c S a f e t y . pr i o r i t i z a t i o n , a n d s t r a t e g y d e v e l o p m e n t , M o d e l fi n a l i z a t i o n , m a p u p d a t e , p o l i c y d r a f t i n g & i s s u e s pr e s e n t a t i o n s , P u b l i c c o m m e n t p e r i o d , 1 1 / 2 1 C C , Q1 1 8 f i n a l a g e n c y r e v i e w Com IT HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Ge o g r a p h i c a l I n f o r m a t i o n S y s t e m s : A. Ma p ( D a t a l i n k / d a t a q u a l i t y / p r o m o t e u s e o f d a t a ) B. Up d a t e s ( A s b u i l t p r o j e c t / d a t a o w n e r s h i p t o o l s ) C. Da s h b o a r d & B I ( P r o j e c t m a p s , r e p o r t s , s t o r y m a p s ) D. To o l s ( C i t y w o r k s / C C T V r e a d e r ) Ma r c h 1 7 Oc t o b e r 1 7 No v e m b e r 1 7 Ma r c h 1 7 A. D a t a l i n k D O N E , I n t e g r a t e p a r k s G T G d a t a , B. S u m m e r A s b u i l t P i l o t D O N E , P a r k s c o l l e c t o r DO N E C. P a r k s G T G s t o r y m a p s D O N E , D. Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Pa r k s a n d N at u r a l R es o u r c e s A ss i s t a n c e : A. Fr e d R i c h a r d s s o i l s , w a t e r r e s o u r c e , w a t e r r e u s e B. Ar d e n P a r k M a s t e r P l a n C. Br a e m a r P a r k M a s t e r P l a n & G C N a t u r a l R e s o u r c e s D. We b e r W o o d s M a s t e r P l a n De c e m b e r 1 7 Ma r c h 1 7 De c m b e r 1 7 De c e m b e r 1 7 A. P h a s e 1 , W e t l a n d B a n k s c o p e , D O N E B. 2 / 7 C C , 2 / 9 M C W D B o a r d , 5 / 9 P a r k s , 8 / 2 C C , 9/ 6 p u b l i c h e a r i n g , 9 / 1 9 C C d e c i s i o n , Q 1 - 3 1 8 de s i g n , Q 4 1 8 - Q 3 1 9 b u i l d C. D O N E , 2 0 1 8 m a i n t e n a n c e c o n t r a c t D. C a p s t o n e d a t a a n d s t u d y , p u s h t o 2 0 1 8 Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 6. 20 1 8 C o m p r e h e n s i v e P l a n U p d a t e A. Pr e p a r e W a t e r R e s o u r c e s M a n a g e m e n t C h a p t e r 8 De c e m b e r 1 8 A. S a n i t a r y S t u d y D O N E , S u r f a c e W a t e r P l a n 9 5 % , Wa t e r P l a n 3 0 % . ☒ Com IT HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB DI V I S I O N : AL L Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Al i g n d e p a r t m e n t a c t i v i t i e s t o s t r a t e g i c g o a l s of t h e C it y Co u n c i l s w o r k p l a n A. Fo c u s e d R e d e v e l o p m e n t ( R O W M a n a g e m e n t a n d T h e Li n k ) B. Fu t u r e P l a n n i n g ( C o m p P l a n U p d a t e s ) C. In t e r g o v e r n m e n t a l R e l a t i o n s ( A g e n c y C o o r d ) D. Tr a n s p o r t a t i o n & I n f r a s t r u c t u r e a. Se e E n g i n e e r i n g D e p a r t m e n t W o r k p l a n E. En t e r p r i s e S t a b i l i t y ( P a r k s a n d n a t u r a l r e s o u r c e s as s i s t a n c e ) Q4 EL T d i s c u s s i o n 4 / 1 7 o n c o u n c i l w o r k p l a n k e y s 2 0 1 8 - 2 019 fo l l o w e d b y c o u n c i l r e t r e a t . Co u n c i l R e t r e a t o n A p r i l 2 7 . R e s u l t s u n k n o w n a t t h i s time. Dr a f t C o u n c i l W o r k P l a n p r e s e n t e d a t w o r k s e s s i o n Com IT ☐ HR Fin ☒ RCP ☒ Admin ☐ FAC ☐ STB 2. EN G A G E M E N T G O A L S : Ex c e l l e n c e i n E n g i n e e r i n g an d P u b l i c W o r k s : T h e d e p a r t m e n t a n d i t s i n d i v i d u a l me m b e r s w o r k t o w a r d t h e f o l l o w i n g g o a l s : A. Bu i l d i n g d e p t h b y a c t i v e l y s h a r i n g a n d b u i l d i n g kn o w l e d g e , s k i l l s a n d a b i l i t i e s . B. Th e w o r k o f t h e d e p a r t m e n t a n d t h e a c t i o n s o f i t s me m b e r s a r e e x e m p l a r y o f C i t y o f E d i n a or g a n i z a t i o n v a l u e s / I Q S . C. Pe r f o r m a n c e M a n a g e m e n t : O u r w o r k i s w e l l al i g n e d w i t h t h o s e o f t h e o r g a n i z a t i o n , i s tr a n s p a r e n t a n d w e l l u n d e r s t o o d b y o t h e r s , fu r t h e r s t h e c o r e s e r v i c e s o f t r a n s p o r a t i o n a n d pu b l i c h e a l t h , i s r e s p o n s i v e t o t h e c u s t o m e r se r v i c e s e x p e c t a t i o n s o f t h e p u b l i c . D. Em p l o y e e E n g a g e m e n t : W e a c t i v e l y s h a p e o u r en v i r o n m e n t a n d w o r k t o u s e e a c h i n d i v i d u a l s st r e n g t h s a n d p r o m o t e s t r o n g c o m m i t t m e n t t o th e s u c c e s s o f t h e t e a m . Q4 A. T r a i n i n g s p r e a d s h e e t s t o h e l p o r g a n i z e c o n f e r e n ce and tr a i n i n g B. V a l u e s V I P S a n d n o m i n a t i o n s B. Re v i e w o f C o m m e r c i a l D e v e l o p m e n t – e n g , p w , pl a n n i n g , b l d g . , e t c . – k a i s e n r e v i e w – M e e t i n g # 1 & #2 C o m p l e t e . F l o w C h a r t d r a f t e d – c a l l g r o u p b a c k to g e t h e r . H a d m e e t i n g t o r e v i e w c h a r t . S m a l l ch a n g e s a n d o n t o t e c h n o l o g y – C G a n d R B Com IT ☒ HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 i. De v e l o p a s p r e a d s h e e t t o t r a c k c o n f e r e n c e / t r a i n i n g b u d g e t s a n d r e v i e w r e g u l a r l y (m o n t h l y / q r t l y ) . A f t e r a t t e n d a n c e o f tr a i n i n g , r e q u i r e s t a f f t o d i s c u s s t h i n g s le a r n e d a t w e e k l y d e p a r t m e n t m e e t i n g . E. In n o v a t i o n a n d C o n t i n u o u s I m p r o v e m e n t : W e lo o k f o r b e t t e r , m o r e e f f i c i e n t a n d e f f e c t i v e w a y s to d o b u s i n e s s . W e a r e c o n s t a n t l y l e a r n i n g , a n d ta k e c a l c u l a t e d r i s k s t o i m p r o v e o u r o r g a n i z a t i o n an d t h e s e r v i c e s i t p r o v i d e s t o t h e p u b l i D. R e v i e w o f C o m m e r c i a l D e v e l o p m e n t – en g , p w , pl a n n i n g , b l d g . , e t c . – k a i s e n r e v i e w – M e e t i n g # 1 & #2 Co m p l e t e . F l o w C h a r t s D r a f t e d – c a l l g r o u p b a c k t o g ether. Ha d m e e t i n g t o r e v i e w c h a r t . S m a l l c h a n g e s a n d o n t o te c h n o l o g y – C G a n d R B E. A s b u i l t c o l l e c t o r a p p – I n P r o c e s s – r e c o m m e n d o t hers ge t f a m i l i a r w i t h i t . 3. Pr o v i d e p r o a c t i v e , r e s p o n s i v e a n d o p e n c o m m u n i c a t i o n t o re s i d e n t s , d e c i s i o n m a k e r s , a g e n c y p a r t n e r s , a n d p r oj e c t st a k e h o l d e r s t o i n f o r m , c o o r d i n a t e , r e d u c e i m p a c t , an d im p r o v e t h e r e p u t a t i o n o f t h e c i t y a n d d e p a r t m e n t . A. Ad m i n i s t e r P r e a n d P o s t C o n s t r u c t i o n R e s i d e n t Su r v e y ’ s B. Co o r d i n a t e a c t i v i t i e s w i t h p a r t n e r a g e n c i e s . i. Mn D O T ( 6 2 & F r a n c e B r i d g e , 1 6 9 P r o j e c t , Co n g e s t i o n R e l i e f S t u d y , P e d I m p r o v e m e n t s a t Va l l e y V i e w R d , P e d O v e r p a s s a t B r e d e s o n P a r k , No i s e W a l l s ) ii . He n n e p i n C o u n t y ( 6 2 & F r a n c e B r i d g e , Y o r k Av e L a n d s c a p i n g , 6 0 th a n d X e r x e s A v e T r a f f i c Si g n a l , 6 6 th & Y o r k I m p r o v e m e n t s , F r a n c e a n d Yo r k T r a f f i c S i g n a l s D i s c u s s i o n s , 6 6 th S t r e e t Pr o j e c t , F r a n c e A v e P a v e m e n t R e h a b – 6 2 t o 51 st s t r e e t ) , F r a n c e A v e F e n c e a t M i n n e h a h a Bl v d ii i . Wa t e r s h e d D i s t r i c t s ( 9 M C B o r d e r B a s i n S t u d y , MC W D A r d e n P a r k A r e a S t u d y ) iv . Ed i n a S c h o o l D i s t r i c t – S o u t h v i e w B u s R o u t i n g , HS A t h e l t i c F i e l d M a t e r i a l H a u l i n g v. Th r e e R i v e r s P a r k D i s t r i c t ( N i n e M i l e C r e e k Re g i o n a l T r a i l C o n s t r u c t i o n , P a r k l a w n C o o p Ag r e e m e n t , X e r x e s C o o p A g r e e m e n t ) vi . Pr i v a t e U t i l i t i e s - U t i l i t y C o o r d i n a t i o n f o r F u t u r e Pr o j e c t s ( C e n t e r P o i n t E n e r g y B e l t l i n e P r o j e c t , Xc e l E n e r g y L E D L i g h t T r a n s i t i o n , C o m c a s t , Ce n t u r y l i n k ) Q4 A. 2 0 1 6 P o s t - P r o j e c t s u r v e y c o m p l e t e - r e v i e w B. i. 1 6 9 P r o j e c t R e s p o n s e , H o p k i n s C o u n c i l , o p e n i n g e nd of Se p t . ii . Y o r k L a n d s c a p i n g P l a n s & E s t i m a t e C o m p l e t e – w a iting on c o u n t y a b o u t C I P P r o c e s s – M t g t o d i s c u s s t r e e s for 20 1 8 – c o u n t y p a y i n g f o r a l l t r e e s , 6 0 th a n d X e r x e s T r a f f i c Si g n a l O p e r a t i o n a l ( n o i n v o i c e y e t ) , F e n c e p a i n t e d white – va r i a n c e f o r a t a l l f e n c e – r e p l a c i n g f e n c e a s i s . ii i . A r d e n P a r k M a s t e r P l a n – C o u n c i l a n d B o a r d C o m ments iv . M e e t i n g 4 / 6 t o r e v i e w S o u t h v i e w M i d d l e S c h o o l , Athletic fi e l d h a u l r e q u e s t u s i n g C r e e k V a l l e y v. N M C R T – W a l n u t R i d g e P a r k S e g m e n t , X e r x e s C o o p Ag r e e m e n t – M a r c h 2 1 C C M t g , P e d B r i d g e C o n s t r u c t i o n ov e r 6 2 vi . B l a k e R o a d B e l t l i n e P r o j e c t , F e n c e a t 6 9 th a n d V a l l e y Vi e w R d vi i . S E M e t e r S t a t i o n F u t u r e P l a n n i n g – C o o p A g r e e m ent, Pl a n s s u b m i t t e d b y M C E S t o i n c l u d e i n o u r p r o j e c t , award on M a y 2 C. i i i . X e r x e s A v e t r a i l a n d s a n i t a r y p r o j e c t iv . C O M P L E T E vi . F r a n c e A v e s i d e w a l k – co u n t y a p p l i c a t i on f o r f u n d i n g Com IT HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 vi i . Me t C o u n c i l ( S E E d i n a c o n n e c t i o n a t M C E S -12 9 Me t e r S t a t i o n ) C. Ne i g h b o r i n g C o m m u n i t i e s i. Ed e n P r a i r i e ( V a l l e y V i e w a n d 1 6 9 ) ii . Bl o o m i n g t o n ( L . S . 5 5 F r a n c e & M n D r i v e Im p r o v e m e n t s , R e g i o n a l T r a i l f r o m E a s t Bu s h L a k e R d , B o r d e r B a s i n S t u d y ) ii i . Ri c h f i e l d ( p e d e s t r i a n i m p r o v e m e n t s a t Xe r x e s & 6 8 th S t r e e t ) iv . Mi n n e a p o l i s ( 6 0 th a n d X e r x e s T r a f f i c Si g n a l , 5 4 th S t r e e t C o o p A g r e e m e n t ) v. Ho p k i n s vi . St . L o u i s P a r k ( W e b e r W o o d s ) NO T E S : Ap p r o v e d 0 1 . 1 3 . 2 0 1 7 DI V I S I O N : Fi n a n c e Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Fi n i s h I m p l e m e n t a t i o n o f T u n g s t e n A P w o r k f l o w so f t w a r e , i n c l u d i n g t r a i n i n g e n d u s e r s . A l l e x i s t i n g e n d us e r s s h o u l d b e f u l l y t r a i n e d o n d a y - t o - d a y o p e r a t i on a l ta s k s f o r t h e s o f t w a r e b y J u n e 3 0 . A f t e r J u n e 3 0 , t he Fi n a n c e r o l e w i l l b e u s e r l i c e n s e m a n a g e m e n t , n e w us e r t r a i n i n g , a n d h e l p - d e s k t y p e s u p p o r t a s n e e d e d . Fu t u r e s o f t w a r e u p d a t e s w i l l r e q u i r e a d d i t i o n a l su p p o r t a s w e l l . Q2 Co m p l e t e – Ci t y -wi d e i m p l e m e n t a t i o n in Ja n u a r y . Finance co n t i n u e s t o p r o v i d e o n - g o i n g s u p p o r t t o t h e v a r i o u s de p a r t m e n t s . Com ☒ IT ☐ HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Fi n a l i z e u p d a t e s t o t h e C i t y ’ s P u r c h a s i n g P o l i c y . G ai n al l C i t y C o u n c i l a n d C i t y M a n a g e r / E L T a p p r o v a l s ne c e s s a r y . Q1 Co m p l e t e – Co u n c i l a p p r o v e d f i n a l p o l i c y i n M a r c h . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Co m p i l e t h e 2 0 1 8 -20 1 9 pr e l i m i n a r y a n d 20 1 7 fi n a l bu d g e t s f o r C o u n c i l a p p r o v a l . Q3 an d Q4 Co m p l e t e - 20 1 7 B u d g e t a p p r o v e d i n De c e m b e r 2016. Co m p l e t e – 2 0 1 8 - 2 0 1 9 B u d g e t a p p r o v e d i n D e c e m b e r 20 1 7 . ☒ Com IT ☒ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Pr e p a r e t h e 2 0 1 6 CA F R a n d P A F R . Q2 Co m p l e t e – Co u n c i l ap p r o v e d i n J u n e . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Se l l b o n d s t o f i n a n c e co n s t r u c t i o n p r o j e c t s a t t h e g o l f co u r s e , a q u a t i c c e n t e r a s w e l l a s r o a d r e c o n s t r u c t i on an d u t i l i t y p r o j e c t s Q1 f o r go l f / a q u a t i c an d Q 2 - 3 fo r r o a d re c o n / u t i l i t y Co m p l e t e – Se r i e s 2 0 1 7 A a n d B bo n d s so l d i n J u n e . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Cr e a t e n e w a c c o u n t i n g a n d r e p o r t i n g p r o c e d u r e s a n d pr o c e s s e s f o r M N T a s k F o r c e O n e a n d S o u t h w e s t Su b u r b a n C a b l e C o m m i s s i o n . A f t e r i n i t i a l s e t u p i s do n e i n Q 1 , t h e F i n a n c e r o l e w i l l b e o n g o i n g ac c o u n t i n g , r e p o r t i n g , a n d t r e a s u r y m a n a g e m e n t . A l so Q1 Co m p l e t e – as s u m e d r e s p o n s i b i l i t i e s f o r b o t h e n t i ties in Ja n u a r y . A c c o u n t i n g a n d r e p o r t i n g p r o c e d u r e s w i l l be like th e C i t y o f E d i n a ’ s . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 20 1 7 Fi n a n c e De p a r t m e n t Wo r k P l a n Support Needed Key: Com = Communications IT = Information Technology HR = Human Resources Fin = Finance RCP = Resilient Community Project FAC = Facilities STB = Sustainability Ap p r o v e d 0 1 . 1 3 . 2 0 1 7 ar r a n g e f o r a n d p r e p a r e f o r a n a n n u a l a u d i t , i f ne c e s s a r y . 7. De v e l o p p r o c e d u r e s f o r e n t e r p r i s e g i f t c a r d re c o n c i l i a t i o n . Q4 Pr o c e s s u n d e r w a y . Cu r r e n t l y e v a l u a t i n g ve n d o r s t h a t pr o v i d e t h e f u n c t i o n a l i t y n e e d e d b y t h e e n t e r p r i s e funds an d f o r a c c o u n t i n g p u r p o s e s . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB DI V I S I O N : Ut i l i t y B i l l i n g Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Co m p l e t e u n i t o f m e a s u r e c o n v e r s i o n t o g a l l o n s . An s w e r r e s i d e n t q u e s t i o n s a b o u t h o w t h e c o n v e r s i o n im p a c t s t h e i r a c c o u n t s . Q1 Co m p l e t e – fi n a l bi l l i n g c y c l e w i t h t h e c o n v e r s i o n w a s i n Ja n u a r y . ☒ Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Im p l e m e n t E l e c t r o n i c B i l l P r e s e n t m e n t a n d P a y m e n t (E B P P ) s o f t w a r e f o r o n l i n e u t i l i t y b i l l s t o r e p l a c e ex i s t i n g I n f i n i t y . L i n k s y s t e m . C o n v e r t e x i s t i n g In f i n i t y . L i n k cu s t o m e r s t o n e w s i t e . Q3 Co m p l e t e – Ne w E B P P ( I n v o i c e C l o u d ) w e n t l i v e o n J u l y 1 9 . ☒ Com ☒ IT HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB De p a r t m e n t -wi d e g o a l Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. EN G A G E M E N T G O A L : Co n d u c t a n “ u n s e s s i o n ” to g a t h e r i d e a s t o i m p r o v e o u r w o r k p r o c e s s e s . Q4 On -go i n g – pr o c e s s i m p r o v e m e n t s i n c l u d e t h e im p l e m e n t a t i o n o f I n v o i c e C l o u d a n d “ l o c k b o x ” s e r v ices fo r u t i l i t y p a y m e n t s . ☐ Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☒ STB NO T E S : Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 DE P A R T M E N T : F i r e & In s p e c t i o n s Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : CM / A C M C o m m e n t s : Support Needed: 1. EN G A G E M E N T G O A L : Th e C o m m a n d S t a f f , Ca p t a i n ’ s a n d C h i e f B u i l d i n g O f f i c i a l w i l l w r i t e a Fi r e De p a r t m e n t V i s i o n S t a t e m e n t t h a t f o s t e r s t h e im p l e m e n t a t i o n o f t h e D e p a r t m e n t M i s s i o n S t a t e m e n t an d O r g a n i z a t i o n a l V a l u e s . Q4 Q3 U p d a t e : Me t w i t h p e r s p e c t i v e c o n s u l t a n t t o h e l p fa c i l i t a t e t h i s p r o c e s s t o i n c l u d e a m u c h d e e p e r i n volvement of k e y s t a f f . Q4 U p d a t e : In - P r o g r e s s . R e c e i v e d p r o p o s a l f r o m Et h i c a l L e a d e r s i n A c t i o n a n d w i l l b e g i n w o r k i n Q 1 of 2018. Th i s w i l l m o v e t o 2 0 1 8 W o r k P l a n . Com IT ☒ HR ☐ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. De v e l o p a c t i o n p l a n b a s e d o n r e s u l t s o f p u b l i c s a f e ty st a f f i n g a n a l y s i s . Q2 Q2 Up d a t e : 20 1 8 / 1 9 S t a f f i n g P l a n h a s b e e n p r e p a r e d a n d is a w a i t i n g C M / C o u n c i l / F i n a n c e i n p u t a n d d i r e c t i o n . Co m p l e t e d . DI V I S I O N : Fi r e S u p p r e s s i o n & R e s c u e Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : CM / A C M C o m m e n t s : Support Needed: 1. Ev a l u a t e fi r e e n g i n e p u r c h a s i n g pr a c t i c e s a n d n ee d s , ne w t e c h n o l o g y a n d d e v e l o p s p e c i f i c a t i o n s f o r a n e w fi r e e n g i n e . Q4 Q1 U p d a t e : Wi l l be f o r m i n g a w o r k i n g g r o u p i n t h e n e x t co u p l e t o w e e k s . Q2 U p d a t e : Co n t i n u e w i t h n e e d s a s s e s s m e n t t o d e v e l o p ma s t e r v e h i c l e r e p l a c e m e n t s t r a t e g y . I n c l u d e d f i n a nce di r e c t o r a n d S h o p F o r m a n i n d i s c u s s i o n s . Q3 U p d a t e : Me e t w i t h f i n a n c e a n d n e i g h b o r i n g c h i e f s t o un d e r s t a n d o p t i o n s . C u r r e n t l y a s s e s s i n g o u r f l e e t a nd de v e l o p i n g s t r a t e g y . Q4 U p d a t e : Co m p l e t e d f i r e d e p a r t m e n t n e e d s as s e s s m e n t r e p o r t . M e t w i t h m a j o r m a n u f a c t u r e s t o di s c u s s o p t i o n s a n d p l a n s . E v a l u a t e d c o m p l e t e d u n i ts Com IT ☐ HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 20 1 7 Fi r e & I n s p e c t i o n s De p a r t m e n t W o r k P l a n Support Needed Key: Com = Communications IT = Information Technology HR = Human Resources Fin = Finance RCP = Resilient Community Project FAC = Facilities STB = Sustainability Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 (a e r i a l s a n d e n g i n e s ) . I n d i s c u s s i o n w i t h m a n u f a c t urers re g a r d i n g r e p l a c e m e n t s c h e d u l e s a n d o p t i o n s . W i l l p lan to co n t i n u e t h i s e v a l u a t i o n i n t o 2 0 1 8 W o r k P l a n . 2. Re p l a c e R e s c u e B o a t . Q1 Q1 U p d a t e d : Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Id e n t i f y t w o s t o r a g e a r e a s w i t h i n S t a t i o n 1 a n d o n e st o r a g e a r e a w i t h i n S t a t i o n 2 f o r m a j o r c l e a n i n g . Q 3 Q1 U p d a t e d : Ar e a s h a v e b e e n i d e n t i f i e d a n d s i g n i f i c a n t pr o g r e s s h a s b e e n m a d e . Q2 U p d a t e : Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Re v i e w on e -th i r d o f al l D e p a r t m e n t D i r e c t i v e s a n d en s u r e c o m p l i a n c e w i t h E m p l o y e e H a n d b o o k a n d de l e t e o u t d a t e d / n o n - e s s e n t i a l D i r e c t i v e s Q4 Q1 U p d a t e d : 1/ 3 e q u a l s 41 D e p a r t m e n t D i r e c t i v e s . We ha v e r e v i e w e d u p d a t e d o r d e l e t e d 2 5 ( 6 0 % ) D i r e c t i v e s to da t e . Q2 U p d a t e : In - p r o c e s s . H a v e e l e c t r o n i c f o l d e r w i t h re v i e w e d a n d s u b m i t t e d r e c o m m e n d a t i o n s f o r d i r e c t i v es. Q3 U p d a t e : C o m p l e t e d 7 8 % o f g o a l . Q4 U p d a t e : C o m p l e t e d 9 7 % o f g o a l . Th i s i n i t i a t i v e w i l l co n t i n u e i n t o 2 0 1 8 & 2 0 1 9 . Th e l o n g - r a n g e g o a l i s t o re v i e w a l l d i r e c t i v e s a t a m i n i m u m o n c e e v e r y t h r e e years. Com IT ☒ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Tr a n s i t i o n t o n e w O p e r a t i o n s C h i e f Q1 Q1 U p d a t e d : Co m p l e t e d . Com IT ☒ HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Pr e p a r e s p e c i f i c a t i o n s f o r S t a t i o n A l e r t i n g S y s t e m to me e t 2 0 1 8 C I P i n i t i a t i v e Q4 Q1 U p d a t e : Wi l l b e f o r m i n g a w o r k i n g g r o u p i n t h e n e x t fe w w e e k s . Q2 U p d a t e : In i t i a l s y s t e m a v a i l a b i l i t y h a s b e e n c o m p l e t e d . Tw o v e n d o r s a r e b e i n g l o o k e d a t c l o s e r . D i s p a t c h a n d mu t u a l a i d p a r t n e r s h a v e b e e n b r o u g h t i n t o t h e d i s c ussion. Ri c h f i e l d / S t . L o u i s P a r k m a y b e i n t e r e s t e d i n b e i n g a part of th e R F P . Q3 U p d a t e : In - P r o g r e s s . Q4 U p d a t e : In - P r o g r e s s . F i n a l i z i n g s p e c i f i c a t i o n s a n d wi l l p l a n o n g o i n g o u t f o r p u r c h a s e i n e a r l y 2 0 1 8 . X FAC DI V I S I O N : E m e r g e n c y M e d i c a l S e r v i c e s Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Ev a l u a t e t h e n e w a m b u l a n c e c o n f i g u r a t i o n t o de t e r m i n e i f t h i s i s t h e d e s i g n w e w i l l u s e f o r f u t ur e Q 4 Q1 U p d a t e : St i l l a w a i t i n g t h e ar r i v a l o f t h e n e w am b u l a n c e . Q2 U p d a t e : Ne w a m b u l a n c e w e n t i n t o s e r v i c e m i d -June. Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 am b u l a n c e s . P r e p a r e a s p e c i f i c a t i o n f o r 2 0 1 8 am b u l a n c e p u r c h a s e . Q3 U p d a t e : In -Pr o g r e s s . Q4 U p d a t e : Co m p l e t e d . ( 1 ) D e t e r m i n e d t h e n e w “s l i d i n g s e a t ” i n b a c k o f a m b u l a n c e i s l e s s d e s i r e d than tr a d i t i o n a l b e n c h s e a t c o n f i g u r a t i o n . ( 2 ) D e t e r m i n e d overall he i g h t o f c u r r e n t d e s i g n i s t o o t a l l f o r s o m e h o s p i tal ER en t r a n c e s . N e w d e s i g n s h o u l d b e 3 ” s h o r t e r . W i l l in c o r p o r a t e e v a l u a t i o n i n o v e r a l l V e h i c l e R e p l a c e m e nt As s e s s m e n t . 2. Ev a l u a t e c u r r e n t p a n d e m i c P P E s u p p l i e s a n d i n v e n t o r y. Ma k e p u r c h a s e s a s n e c e s s a r y . Q1 Q1 U p d a t e : In v e n t o r y i s s t i l l u n d e r w a y . I t i s b e i n g d o n e i n co n j u n c t i o n w i t h m a j o r c l e a n i n g w o r k p l a n i n i t i a t i v e. Q2 U p d a t e : In v e n t o r y h a s b e e n c a t e g o r i z e d a n d p l a c e d i n ce n t r a l i z e d l o c a t i o n ( b a s e m e n t o f f i r e s t a t i o n 1 ) . Mass sh e l t e r i n g c a c h e i s i n v e n t o r i e d a n d p o s i t i o n e d f o r regional us e i f n e e d e d . Q3 U p d a t e : In - p r o g r e s s . Q4 U p d a t e : Co m p l e t e d . D e t e r m i n e d m a n y s u p p l i e s ha v e e x c e e d e d e x p i r a t i o n d a t e s b u t m a y s t i l l b e v i a ble if st o r e d i n a c l i m a t e c o n t r o l l e d s p a c e . C u r r e n t l y m a n y of th e s e s u p p l i e s a r e s t o r e d i n t h e b a s e m e n t o f F i r e S tation 1 wh i c h i s n o t c l i m a t e c o n t r o l l e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB DI V I S I O N : E m e r g e n c y M a n a g e m e n t Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. De v e l o p p o s i t i o n d e s c r i p t i o n s f o r ea c h p o s i t i o n i n t h e EO C t h a t c a n b e r e f e r e n c e d b y p e r s o n n e l d u r i n g a n ac t i v a t i o n . Q2 Q1 U p d a t e : We w i l l b e h o s t i n g an e m e r g e n c y ma n a g e m e n t s t u d e n t f r o m N o r t h D a k o t a S t a t e U n i v e r s i ty th i s s u m m e r . W e w i l l w a i t t o g i v e h e r a n o p p o r t u n i t y to wo r k o n E M i n i t i a t i v e s . Q2 U p d a t e : EM I n t e r n h a s b e e n a s s i g n e d t h i s t a s k . Q3 U p d a t e : Co m p l e t e d . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Ob t a i n la r g e l a m i n a t e d I C S c h a r t s a n d f o r m s t h a t c a n be h u n g o n t h e w a l l o f t h e E O C Q1 Q1 U p d a t e : We w i l l b e ho s t i n g a n e m e r g e n c y ma n a g e m e n t s t u d e n t f r o m N o r t h D a k o t a S t a t e U n i v e r s i ty th i s s u m m e r . W e w i l l w a i t t o g i v e h e r a n o p p o r t u n i t y to wo r k o n E M i n i t i a t i v e s . Q2 U p d a t e : D i s c u s s e d w i t h i n t e r n . N o a c t i o n a t t h i s t i m e . Q4 U p d a t e : Co m p l e t e d . W a l l c h a r t s a r e l o c a t e d i n EO C s t o r a g e r o o m . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 3. Co n d u c t o r p r o v i d e a c c e s s t o I C S t r a i n i n g f o r E O C pe r s o n n e l t o a c h i e v e I S 1 0 0 , 2 0 0 c e r t i f i c a t i o n s . Q4 Q3 U p d a t e : In -Pr o g r e s s . Un a b l e t o o f f e r c l a s s r o o m tr a i n i n g o p t i o n . F E M A / D H S n o l o n g e r a l l o w s t h i s a p p roach. On l i n e i s t h e o n l y o p t i o n t o g a i n I S 1 0 0 , 2 0 0 a n d 7 00 ce r t i f i c a t i o n s . I h a v e s e n t o u t g u i d e l i n e s f o r e a c h of the key EO C s t a f f m e m b e r s t h a t n e e d s t h i s c e r t i f i c a t i o n . W e mo n i t o r f o r c o m p l e t e n e s s . Q4 U p d a t e : Co m p l e t e d . D i r e c t i o n s t o k e y E O C s t a f f me m b e r s h a s b e e n s e n t . A f e w s t a f f h a v e c o m p l e t e d t heir on l i n e r e q u i r e m e n t s . T h i s w i l l b e a n o n - g o i n g i n i t i ative to en s u r e m i n i m u m t r a i n i n g i s m e t . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB DI V I S I O N : F i r e P r e v e n t i o n a n d I n s p e c t i o n s Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Co n v e r t a l l F i r e P r e v e n t i o n e l e c t r o n i c f o r m s f r o m a pr o p r i e t a r y ( N e x t i c y ) t o n o n - p r o p r i e t a r y ( P D F wr i t e r ) . Q4 Q3 U p d a t e : Ka r e n i s w o r k i n g o n c o n v e r t i n g forms to PD F ’ s a n d m o v i n g a l l a p p r o p r i a t e f o r m s t o e - p e r m i t s to mo v e t o w a r d s p a p e r l e s s p r o c e s s . Q4 U p d a t e : In - P r o g r e s s . IT a n d C o m m u n i c a t i o n s De p a r t m e n t s a r e w o r k i n g o n t h e P D F d o c u m e n t s . Com ☒ IT ☐ HR ☐ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. De v e l o p an d e v a l u a t e v a l u a t i o n b a s e d f i r e s p r i n k l e r f e e sc h e d u l e . Q3 Q3 U p d a t e : Co n t i n u e t o w o r k v a r i o u s s c e n a r i o s t o de t e r m i n e a p p r o p r i a t e i n c r e a s e s a n d / o r d e c r e a s e s i n fees. Q4 U p d a t e : Co m p l e t e d . C o n v e r s i o n t o v a l u e b a s e d fe e s f o r s p r i n k l e r s y s t e m s w a s a p p r o v e d a t D e c e m b e r Co u n c i l m e e t i n g . Com ☐ IT HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. De v e l o p , i m p l e m e n t a n d e v a l u a t e c o m p a n y l e v e l co m m e r c i a l f i r e s a f e t y i n s p e c t i o n p r o g r a m . Q4 Q3 U p d a t e : On H o l d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. De v e l o p , i m p l e m e n t a n d e v a l u a t e c o m p a n y l e v e l co m m e r c i a l p r e - p l a n p r o g r a m . Q4 Q3 U p d a t e : On H o l d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB DI V I S I O N : F i r e T r a i n i n g / S a f e t y Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 1. De v e l o p a n A c t i n g O f f i c e r t r a i n i n g c u r r i c u l u m t o pr e p a r e p e r s o n n e l t o m a n a g e s h i f t a c t i v i t i e s i n t h e ab s e n c e o f t h e s h i f t o f f i c e r . Q1 Q1 U p d a t e : Th e c o n t e n t i s c o m p l e t e a n d h a s b e e n su b m i t t e d t o t h e C a p t a i n s f o r f i n a l e d i t i n g . W i l l b e di s c u s s e d / A p p r o v e d a t O p e r a t i o n s m e e t i n g i n M a y . Q2 U p d a t e : Dr a f t w a s s u b m i t t e d t o F i r e C h i e f i n m i d - J u l y an d c o m m e n t s a r e b e i n g u p d a t e d . Q3 U p d a t e : Co m p l e t e d . W i l l d i s t r i b u t e t h e c o n t e n t th r o u g h T a r g e t S o l u t i o n s a s a n o p t i o n a l t r a i n i n g s e ssion. Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Im p l e m e n t a n e l e c t r o n i c t r a i n i n g t r a c k i n g a n d d e l i v er y sy s t e m ( T a r g e t S o l u t i o n s t y p e s y s t e m ) f o r a l l f i r e de p a r t m e n t t r a i n i n g . R e s e a r c h a n d p r o p o s a l t o ad m i n i s t r a t i o n b y e n d o f Q 2 . Q4 Q1 U p d a t e : Pu r c h a s e d Ta r g e t S o l u t i o n s a t t h e e n d o f t h e ye a r 2 0 1 6 . T h e s y s t e m i s c u r r e n t l y i n t h e b u i l d o u t phase. Ex p e c t r o l l o u t i n M a y . Q2 U p d a t e : Sy s t e m h a s b e e n e s s e n t i a l l y b u i l t f o r E d i n a Fi r e . W i l l b e w o r k i n g w i t h t h e s y s t e m t o u n d e r s t a n d and up d a t e a s n e e d e d . F u l l i m p l e m e n t a t i o n i s e x p e c t e d for 20 1 8 . Q3 U p d a t e : T a r g e t S o l u t i o n s i s o p e r a t i o n a l . W o r k i n g o n be c o m i n g f a m i l i a r w i t h s o f t w a r e . H a v e b e e n s e n d i n g out pr a c t i c e a s s i g n m e n t s t o s p e c i f i c s t a f f . W e b e r e a d i ng to fully im p l e m e n t J a n u a r y 2 0 1 8 . F i r s t p i l o t s a r e w o r k i n g a s ex p e c t e d . Q4 U p d a t e : Co m p l e t e d . S y s t e m i s d e v e l o p e d a n d fu n c t i o n i n g a s p l a n n e d . P i l o t a s s i g n m e n t s h a v e b e e n di s t r i b u t e d a n d f u n c t i o n p r o p e r l y . Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Co n t i n u a t i o n f r o m 2 0 1 6 - De v e l o p a f o r m a l pa i d -on - ca l l o r i e n t a t i o n c h e c k - o f f s y s t e m Q 1 Q1 Q1 U p d a t e : Pa c k e t c o n t e n t c o m p l e t e a n d w i l l d i s t r i b u t e to C h i e f s f o r r e c o m m e n d a t i o n s . Q2 U p d a t e : Ot h e r p r o g r a m s w i t h h i g h e r p r i o r i t y h a v e pu s h e d t h i s p r o j e c t o u t . C o n t e n t i s b e i n g d e v e l o p e d into a bo o k l e t . E x p e c t e d d e l i v e r y t o C h i e f w i l l b e S e p t e m b er 1, 20 1 7 o r s o o n e r . Up d a t e : Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP FAC STB DI V I S I O N : B u i l d i n g I n s p e c t i o n s Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Tr a n s i t i o n t o a pa p e r l e s s p r o c e s s f o r a l l p l a n r e v i e w s an d p e r m i t s . Q4 Q1 Up d a t e : We h a v e s e t t o g o p a p e r l e s s J u n e 1 , 2 0 1 7 . We h a v e h a d I T s e t u p a f r o n t c o u n t e r c o m p u t e r a n d sc a n n e r f o r p u b l i c u s e t o s u b m i t . Q2 U p d a t e : Co m p l e t e d . We n t p a p e r l e s s J u n e 1 st . Com ☒ IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 Q3 U p d a t e : Th e tr a n s i t i o n w e n t b e t t e r t h a n e x p e c t e d an d w e h a v e n o t r e c e i v e d m u c h n e g a t i v e f e e d b a c k . 2. Cr ea t e e m p l o y e e d e v e l o p m e n t an d f l e x i b l e w o r k f o r c e pl a n s t o e n s u r e w e r e t a i n t h e k n o w l e d g e , s k i l l s , a n d re s o u r c e s t o m e e t f u t u r e s t a f f i n g n e e d s . Q3 Q1 U p d a t e : We h a v e u p d a t e d t h e B u i l d i n g I n s p e c t o r 1 & 2 J o b d e s c r i p t i o n s . W e h a v e r e q u e s t e d H R t o v e r i f y the po s i t i o n s s a l a r i e s . W e h a v e m a d e t h e i n s p e c t o r s a w a re of IC C c e r t i f i c a t i o n s . Q2 U p d a t e : We h a v e p r o m o t e d t w o e m p l o y e e s w i t h i n th e D i v i s i o n a n d i n t h e p r o c e s s o f h i r i n g t w o n e w em p l o y e e s . T h e h i r i n g p r o c e s s i s h e l p i n g t h e D i v i s i on to fu l f i l l t h i s g o a l t h r o u g h t h e s e l e c t i o n o f e m p l o y e e s. Q3 U p d a t e : Co m p l e t e d . T h i s w i l l b e a n o n g o i n g in i t i a t i v e b y h i r i n g i n t e r n s a n d / o r p a r t - t i m e h e l p for staffing st r a t e g y f o r t h e f u t u r e . Com IT ☒ HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Sc a n 25 % o f t h e h o u s e f i l e s Q3 Q4 Q1 U p d a t e : We h a v e a d e s k t o p s c a n n e r a t t h e Permit Sp e c i a l i s t ’ s d e c k s . W e h a v e s c a n n e d a b o u t 4 % o f o u r goal. Th i s i s g o i n g a l i t t l e s l o w e r t h a n p r o j e c t e d . Q2 U p d a t e : Th i s g o a l i s g o i n g m u c h s l o w e r t h a n pr o j e c t e d . W e h a v e s c a n n e d a t o t a l o f a b o u t 7 % o f t he 25% go a l . W e w i l l n e e d t o c h a n g e t h i s g o a l t o Q 4 . Q3 U p d a t e : We h a v e s c a n n e d a b o u t 1 2 % o f o u r g o a l . W e ha v e h a d a f e w s e t b a c k s w i t h s o m e o f o u r e q u i p m e n t and sc a n n i n g s o f t w a r e . W e h o p e t o m e e t t h e 2 5 % g o a l b y years en d . Q4 U p d a t e : W e a r e a t 1 8 % . W e h a v e s t a f f r e m o v i n g st a p l e s t o h e l p s p e e d u p o u r p r o c e s s . W e d i d h a v e s ome sc a n n e r i s s u e s e a r l i e r t h a t d e l a y e d o u r p r o g r e s s . This pr o j e c t w i l l c o n t i n u e i n t o 2 0 1 8 & 2 0 1 9 . Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB NO T E S : Ap p r o v e d 0 1 . 1 3 . 2 0 1 7 DI V I S I O N : If a p p l i c a b l e , l i s t di v i s i o n Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Co m p l e t e E m p l o y e e C o n d u c t s e c t i o n o f E m p l o y e e Ha n d b o o k , D r u g T e s t i n g p o l i c i e s , S a f e t y P o l i c y a n d re v i s e A c t i o n F o r m s . Q1 In P r o g r e s s . Em p l o y e e C o n d u c t S e c t i o n , w h i c h i n c l u d e s a No n - D O T D T p o l i c y , D O T D T P o l i c y a r e a l l i n r e v i e w by S. Le p a k . P A F r e v i s e d - c o m b i n e d P T / F T t o o n f o r m . 12 / 2 0 1 7 - E m p l o y m e n t a t t o r n e y c u r r e n t l y r e v i e w i n g al l p o l i c i e s . A c t i o n f o r m r e v i s i o n s c o m p l e t e d . C o n t i n u e in t o 2 0 1 8 . Com ☐ IT ☐ HR ☐ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. De v e l o p p l a n t o i m p l e m e n t H R I S s y s t e m ; v e n d o r se l e c t i o n . Q3 ON H O L D . R F P a l m o s t c o m p l e t e . N o w g o i n g t o d o a jo i n t i n i t i a t i v e w i t h F i n a n c e i n Q 1 2 0 1 8 . ☐ Com ☒ IT ☐ HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. De v e l o p s t r a t e g i c p l a n t o e d u c a t e e m p l o y e e s o n be n e f i t s t o h e l p e n s u r e e m p l o y e e s a r e 1 ) e d u c a t e d co n s u m e r s a n d 2 ) k n o w l e d g e a b l e o f a l l b e n e f i t s of f e r i n g s a n d d e v e l o p m e t r i c s t o t r a c k . Q1 Co m p l e t e d . Be n e f i t s e d u c a t i o n c om m u n i c a t i o n plan was cr e a t e d b a s e d o n a r e a s o f o p p o r t u n i t y f r o m c l a i m s d ata as we l l a s f e e d b a c k f r o m E A C . D e l i v e r y m e t h o d s f o r t h e in i t i a t i v e s w i l l i n c l u d e l u n c h a n d l e a r n s , f l y e r s , Ed i n e t po s t i n g s , a n d e m a i l s . He a l t h C a r e C o s t s / O n l i n e T o o l s H e a l t h P a r t n e r s M o b i l e a p p Dr u g C o s t C a l c u l a t o r T o o l s i n H P F i n d i n g C a r e T o o l C o m p a r e C o s t s T o o l Wh i c h l e v e l o f c l i n i c s h o u l d I v i s i t ? H e a l t h P a r t n e r s C h a r t E x a m p l e o f c o s t s a t e a c h f o r s a m e p r o c e d u r e P r o v i d e r a n d P r o c e d u r e C o s t s ( c o m p a r i s o n t o o l o n H P) Pr e v e n t a t i v e C a r e : B e n e f i t s o f W h i c h s c r e e n i n g s a t w h a t a g e ? ☒ Com ☐ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 20 1 7 H um a n R es o u r c e s De p a r t m e n t W o r k P l a n Support Needed Key: Com = Communications IT = Information Technology HR = Human Resources Fin = Finance RCP = Resilient Community Project FAC = Facilities STB = Sustainability Ap p r o v e d 0 1 . 1 3 . 2 0 1 7 4. De v e l o p c r i t e r i a f o r p a y f o r p e r f o r m a n c e f o r c u r r e n t FT C o m p P l a n Q1 In P r o g r e s s . C o n t i n u e i n t o 2 0 1 8 . ☒ Com ☐ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Co l l a b o r a t e w i t h I Q S T e a m t o d e v e l o p t r a i n i n g o p t i o n fo r P T e m p l o y e e s ( e . g . , w e b - b a s e d , s h o r t e r t r a i n i n g ). Q1 In P r o g r e s s . Co m p l e t e d I Q S t r a i n i n g Ju l y 2 0 th for new FT hi r e s s i n c e A u g 2 0 1 6 . R e c o r d i n g a c o n d e n s e d 1 - h o u r ve r s i o n t o u s e f o r P T / s e a s o n a l s . S c o t t D e n f e l d h a s all in f o r m a t i o n , n e e d s t o p u t t o g e t h e r . ☒ Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Su p p o r t s t r a t e g i c i n i t i a t i v e s f o r L i q u o r O p e r a t i o n s . Q 2 Co m p l e t e d . As s i s t e d i n t h e r e v i s i o n o f j o b d e s c r i p t i o n s (S a l e s L e a d s ) a s w e l l a s s u p p o r t e d m o d i f i c a t i o n o f Asst Di r e c t o r ( b r o a d e r r o l e w i t h i n e n t e r p r i s e ) of b u y i n g . Com ☐ IT HR ☐ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. St r e a m l i n e a n d i m p r o v e e f f i c i e n c i e s i n r e c r u i t i n g a nd on b o a r d i n g e f f o r t s ; d e v e l o p p l a n s t o p r o a c t i v e l y re c r u i t f o r d i v e r s e c a n d i d a t e s . Q4 Co m p l e t e d . In p a r t n e r s h i p w i t h C o m m u n i c a t i o n s , co m p i l e d v a r i o u s a d v e r t i s i n g o p t i o n s f o r 2 0 1 8 . Ad d e d p h o n e s c r e e n s i n t o r e c r u i t i n g p r o c e s s . Pr o v i d e d H R H o t T o p i c t r a i n i n g o n r e c r u i t m e n t a s w e ll as pr o v i d e d t r a i n i n g t o i n d i v i d u a l h i r i n g m a n a g e r s o n on b o a r d i n g p r o c e s s . De v e l o p e d p r o c e s s f o r l i q u o r t o o n b o a r d S a l e s A s s o c iates. Te s t e d n e w w a y s t o o n b o a r d s e a s o n a l e m p l o y e e s ( p a p e r fo r m s ; t e s t e d w i t h O u t d o o r I c e R i nk a t t e n d a n t s ) . Com ☒ IT HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 8. Co m p l e t e t h e Go v e r n m e n t A l l i a n c e o n R a c e & E q u i t y Ta s k F o r c e a n d r e p r e s e n t a t i v e s t a f f o n t h e I n s t i t u t io n s Wo r k i n g G r o u p o f t h e E d i n a R a c e & E q u i t y T a s k Fo r c e . Q4 Co m p l e t e d G A R E p r o g r a m . S t i l l o n R a c e & E q u i t y T a s k Fo r c e - I n s t i t u t i o n s W o r k i n g G r o u p . ☐ Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 9. Su p p o r t i d e n t i f i e d i n i t i a t i v e s t h a t s t e m f r o m t h e co m p l e t i o n o f t h e P u b l i c S a f e t y S t a f f i n g A n a l y s i s . Q4 In P r o g r e s s . C o n t i n u e i n t o 2 0 1 8 . Com ☐ IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 10 . EN G A G E M E N T G O A L : Em p l o y e e e n g a g e m e n t go a l . I n c r e a s e T e a m b u i l d i n g e f f o r t s : P l a n t w o H R ev e n t s f o r 2 0 1 7 Q4 Co m p l e t e d a t e a m b u i l d i n g e v e n t a t t h e A r t C e n t e r , lu n c h e s s c h e d u l e d t o c e l e b r a t e t e a m b i r t h d a y s a n d an n i v e r s a r i e s . De c e m b e r b i r t h d a y / h o l i d a y l u n c h o u t i n g . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB NO T E S : Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 DI V I S I O N : Pa r k s & Re c r e a t i o n D e p a r t m e n t Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Fr e d R i c h a r d s P a r k m a s t e r p l a n Q3 Co m p l e t e d . Pr e s e n t e d c o n c e p t d e s i g n t o C o u n c i l a t t h e Ju l y 1 8 th m e e t i n g . ☒ Com IT ☐ HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Br a e m a r P a r k m a s t e r p l a n Q4 Co m p l e t e d . A pp r o v e d b y C i t y C o u n c i l o n 1 / 3 / 1 8 . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. We b e r W o o d s m a s t e r p l a n Q4 Co n t i n u e to 2 0 1 8 . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Ar d e n P a r k m a s t e r pl a n Q1 Co m p l e t e d . De s i g n p h a s e i n 2 0 1 8 . ☒ Com IT HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Pa r k S i g n a g e d e s i g n , b i d a n d i n s t a l l a t i o n Q4 Co m p l e t e d . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. In c o r p o r a t e P a r k M a i n t e n a n c e i n t o P a r k s & Re c r e a t i o n D e p a r t m e n t Q1 C om p l e t e d . P h a s e 2 i n 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. Co m p r e h e n s i v e P l a n u p d a t e f o r P a r k s & R e c r e a t i o n De p a r t m e n t Q4 In p r o g r e s s . Pr e s e n t e d a t t h e O c t o b e r P A R C m e e t i n g . Co n t i n u e t o 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 8. De v e l o p a D e p a r t m e n t -wi d e s t r a t e g i c m a r k e t i n g p l a n Q2 Co m p l e t e d . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 9. Ut i l i z i n g b u s i n e s s p l a n s , k e e p 5 0 -60 % o f a l l r e c r e a t i o n pr o g r a m s i n t h e I n t r o d u c t o r y , t a k e o f f , o r g r o w t h l i fe - cy c l e s t a g e s i n o r d e r t o a l i g n w i t h t r e n d s a n d h e l p me e t t h e e v o l v i n g n e e d s o f t h e c o m m u n i t y . Q3 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 10 . Se l l g i f t c a r d s u t i l i z i n g M a x G a l a x y . Q2 Fi n a n c e w o r k i n g o n g i f t c a r d o p t i o n w i t h o u t s i d e v e ndor. Pl a n i s t o b e c o m p l e t e b y Q 4 o r e a r l y i n J a n u a r y 2 0 18. ☐ Com IT HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 20 1 7 Pa r k s & R e c re a t i o n De p a r t m e n t W o r k P l a n Support Needed Key: Com = Communications IT = Information Technology HR = Human Resources Fin = Finance RCP = Resilient Community Project FAC = Facilities STB = Sustainability Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 11 . Ar n e s o n A c r e s M e m o r y Ga r d e n d e s i g n w i t h t h e E G C Q3 De s i g n i s c o m p l e t e d . Im p l e m e n t a t i o n w i l l b e g i n i n 2 0 1 8 . Com IT HR ☐ Fin RCP FAC STB 12 . EN G A G E M E N T G O A L : Di r e c t o r o r A s s i s t a n t Di r e c t o r w i l l a t t e n d e a c h e n t e r p r i s e f a c i l i t y s t a f f me e t i n g a m i n i m u m o f on c e p e r q u a r t e r . Q1 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP FAC STB 13 . EN G A G E M E N T G O A L : Di r e c t o r w i l l h o l d a mo n t h l y s t a f f m e e t i n g o f a l l P a r k M a i n t e n a n c e S t a f f . Q1 Co m p l e t e d . Mo n t h l y m e e t i n g s s t a r t e d i n J a n u a r y a n d h a v e be e n v e r y w e l l r e c e i v e d . Com IT HR Fin RCP FAC STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 Go l f O p e r a t i o n s : R e g u l a t i o n G o l f C o u r s e Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Mo n i t o r c o n s t r u c t i o n p h a s e o f t h e Br a e m a r M a s t e r Pl a n P r o j e c t . Q1 Co m p l e t e d Q 1 . O n g o i n g . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Be g i n t h e g r o w -in p h a s e o f t h e B r a e m a r M a s t e r P l a n Pr o j e c t . Q2 De l a y e d u n t i l Q 2 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Cr e a t e r e -br a n d i n g s t r a t e g y f o r t h e n e w 1 8 -Ho l e Re g u l a t i o n G o l f C o u r s e . Q4 Co m p l e t e d Q 4 . O n g o i n g . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Im p l e m e n t c u s t o m e r r e t e n t i o n s t r a t e g y f o r 2 0 1 7 w h i l e go l f c o u r s e i s c l o s e d f o r c o n s t r u c t i o n . Q4 Co m p l e t e d Q 4 . O n g o i n g . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. St u d y n e w l e a g u e s t r u c t u r e t o m a x i m i z e p a r t i c i p a t i o n, ut i l i z a t i o n a n d g o l f c o u r s e e f f i c i e n c y . Q4 Co m p l e t e d Q 4 . O n g o i n g . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Qu o t e a n d P u r c h a s e s i g n a g e a n d a c c e s s o r i e s f o r t h e ne w 1 8 - H o l e R e g u l a t i o n G o l f C o u r s e . Q4 De l a y e d u n t i l Q 4 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. Li q u i d a t e o b s o l e t e i n v e n t o r y o f g o l f c o u r s e a c c e s s o ri e s ut i l i z i n g a u c t i o n s a n d r e c y c l i n g . Q2 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 8. De v e l o p s t a f f i n g m o d e l fo r t h e n e w 1 8 -Ho l e Re g u l a t i o n G o l f C o u r s e . Q3 De l a y e d u n t i l Q 2 2 0 1 8 . Com IT ☒ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 9. Cr e a t e S t a n d a r d O p e r a t i n g P r o c e d u r e s m a n u a l f o r th e ne w o p e r a t i o n t o i n c l u d e b u t n o t l i m i t e d t o g o l f s h op st a f f , P l a y e r A s s i s t a n t s a n d O u t s i d e s t a f f . Q4 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 10 . Up d a t e m a i n c l u b h o u s e G o l f S h o p . Q3 De l a y e d u n t i l Q 1 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 20 1 7 B r a e m a r G o l f C o u r s e Wo r k P l a n Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 Go l f O p e r a t i o n s : A c a d e m y 9 G o l f C o u r s e & D r i v i n g R a ng e Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Pl a n a n d e x e c u t e m o n t h l y e v e n t s t o c o n t i n u e ma r k e t i n g e x c i t e m e n t f o r n e w A c a d e m y 9 P a r 3 G o l f Co u r s e & D r i v i n g R a n g e . Q3 Co m p l e t e d . ☒ Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Fa c i l i t a t e e v e n t s f o r o u r e x i s t i n g 1 8 -ho l e l e a g u e cu s t o m e r s t o a s s i s t i n t h e i r r e t e n t i o n . Q3 Co m p l e t e d . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. In c r e a s e p r o s h o p m a r g i n s b y p u r c h a s i n g m e r c h a n d i s e at c l o s e - o u t p r i c i n g . Q2 Co m p l e t e d Q 2 . O n g o i n g . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Im p l e m e n t a j u n i o r c l u b f i t t i n g p r o g r a m . Q2 Co m p l e t e d Q 2 . O n g o i n g . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. De v e l o p a m a r k e t i n g p l a n t o h i g h l i g h t t h e d r i v i n g ra n g e a n d A c a d e m y 9 . Q2 Co m p l e t e d . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. In c r e a s e m a n u f a c t u r e f i t t i n g d a y s o n t h e d r i v i n g r a ng e to i n c r e a s e h a r d g o o d s a l e s . Q3 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. Cr e a t e S t a n d a r d O p e r a t i n g P r o c e d u r e s m a n u a l f o r th e ne w o p e r a t i o n t o i n c l u d e b u t n o t l i m i t e d t o g o l f s h op st a f f , P l a y e r A s s i s t a n t s a n d O u t s i d e s t a f f . Q4 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 8. Re t r o f i t l o w e r l e v e l g o l f c a r t s t o r a g e a r e a t o ac c o m m o d a t e a n a l l - e l e c t r i c g o l f c a r t f l e e t . Q3 De l a y e d u n t i l Q 2 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 9. Cr e a t e a n d i m p l e m e n t tu r f u t i l i z a t i o n r o t a t i o n t o ma x i m i z e g r a s s t e e i n g s u r f a c e . Q3 Co m p l e t e d Q 1 . O n g o i n g . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 10 . Fa c i l i t a t e t h i r d p a r t y G P S m a p p i n g f o r t h e n e w Ac a d e m y 9 P a r 3 G o l f C o u r s e . Q2 Co m p l e t e d . Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 Go l f O p e r a t i o n s : G o l f D o m e Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Cr e a t e or i g i n a l pr o g r a m m i n g t o ma x i m i z e d o m e dr i v i n g r a n g e u t i l i z a t i o n d u r i n g n o n - p e a k h o u r s . Q1 Co m p l e t e d . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Cr e a t e w i n t e r l e s s o n p r o g r a m i n g fo r y o u t h o n Sa t u r d a y s t o k e e p j u n i o r s e n g a g e d t h r o u g h o u t t h e wi n t e r . Q1 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Cr e a t e go l f c l i n i c s o n S a t u r d a y ’ s an d / or e v e n i n g s —1 ho u r i n l e n g t h — t o k e e p a d u l t s e n g a g e d t h r o u g h o u t th e w i n t e r . Q1 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Se l l 1 0 0 % o f S m a r t T e e D i v i d e r A d v e r t i s i n g . Q2 Co m p l e t e d . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. In c r e a s e p r o s h o p m a r g i n s b y p u r c h a s i n g m e r c h a n d i s e at c l o s e - o u t p r i c i n g . Q1 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. In c r e a s e m a n u f a c t u r e f i t t i n g d a y s o n t h e d o m e d r i v i ng ra n g e t o i n c r e a s e h a r d g o o d s a l e s . Q2 Co m pl e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. Cr e a t e a S t a n d a r d O p e r a t i n g P r o c e d u r e s m a n u a l f o r th e G o l f D o m e . Q3 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 8. Ex p l o r e o p p o r t u n i t i e s f o r s u m m e r u t i l i z a t i o n o f t h e go l f d o m e . Q4 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 9. Ex p l o r e m o n i t o r i n g o p t i o n s f o r T i m e d G o l f . Q4 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 10 . Ad d w a l l m o u n t e d r e t a i l f i x t u r e d i s p l a y s ( s l a t w a l l ) t o en h a n c e t h e r e t a i l e x p e r i e n c e . Q1 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 DI V I S I O N : B r a e m a r A r e n a Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Co m p l e t e a fa c i l i t y a n d g r o u n d s m a i n t e n a n c e a n d up g r a d e p l a n . Q3 Q3 = C o m p l e t e . L E D l i g h t i n g p l a n i n p l a c e . C E E co n t r a c t e d f o r i n p r o g r e s s r e c o m m i s s i o n i n g . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Co m p l e t e a n e n e r g y e f f i c i e n c y p r o c e s s t o i n c l u d e th e ex p l o r a t i o n o f L E D l i g h t i n g , o c c u p a n c y s e n s i n g sw i t c h e s a n d c e i l i n g i n s u l a t i o n . Q1 Q3 = C o m p l e t e . L E D l i g h t i n g p l a n i n p l a c e . C E E co n t r a c t e d f o r i n p r o g r e s s r e c o m m i s s i o n i n g . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☒ STB 3. Im p l e m e n t a s y s t e m f o r t r a c k i n g o f r o u t i n e ma i n t e n a n c e a n d o n g o i n g r e p a i r s . Q2 Q2 = E x c e l s p r e a d s h e e t b a s e d s y s t e m i s i n p l a c e Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Ho s t a t l e a s t f o u r c o r p o r a t e e v e n t s d u r i n g t h e y e a r . Q4 Q1 = Ze r o e v e n t s h e l d . O n e s c h e d u l e d a n d o n e i n t h e wo r k s . Q2 = O n e e v e n t h e l d . Q3 = T h r e e e v e n t s h e l d Q4 = F o u r t h e v e n t h e l d Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Im p l e m e n t r e o r g a n i z a t i o n o f s t a f f i n g . Q1 Q1 = F T s t a f f c o m p l e t e . W o u l d l i k e to c o n t i n u e t o w o r k on P T g u e s t s e r v i c e s s t a f f t o p r o v i d e c o n s i s t e n t c o verage. Com IT ☒ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Cr e a t e a n d i m p l e m e n t p r o c e s s a n d p r o c e d u r e s f o r in v o i c i n g , b i l l i n g , c o l l e c t i o n o f r e n t a l f e e s . Q2 Q1 = T a s k m o v e d t o G M w i t h s t a f f r e -or g . Q2 = C o m p l e t e Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. Se l l 9 5 % o f p r i m e i c e t i m e . Q4 Q1 = 8 6 . 9 9 % ( 2 1 6 0 . 8 9 h o u r s u s e d o u t o f 2 4 8 4 a v a i l a b le) Q2 = 8 2 . 4 9 % ( 2 5 8 3 . 1 2 h o u r s s o l d o u t o f 3 1 3 1 . 1 8 a v a i lable) Q3 = 7 8 . 8 % ( 8 1 9 . 2 5 h o u r s s o l d o u t o f 1 0 3 9 a v a i l a b l e ) Q4 = 8 5 . 9 % ( 7 , 5 9 8 . 1 9 h o u r s s o l d o u t o f 8 , 8 4 6 . 5 2 a v a ilable) Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 8. Ge n e r a t e 3 0 % n e t p r o f i t s i n c o n c e s s i o n s . Q4 Q1 = 3 7 % Q2 = 5 7 % Q3 = 5 6 . 2 % Q4 = 4 1 . 9 % ( t h r o u g h N o v e m b e r ) Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 20 1 7 B r a e m a r A r e n a & F i e l d Wo r k P l a n Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 9. Ac h i e v e 9 0 % c o s t r e c o v e r y Q4 Q1 = 5 0 . 2 6 % Q2 = 7 8 % Q3 = 7 3 . 5 % Q4 = 7 2 . 8 % ( t h r o u g h N o v e m b e r ) Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB DI V I S I O N : Br a e m a r F i e l d Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Ac h i e v e c o s t r e c o v e r y i n e x c e s s i v e o f 1 0 0 % i n c l u d i n g de p r e c i a t i o n Q4 Q1 = 8 6 . 7 % Q2 = 6 2 % Q3 = 4 5 . 7 % Q4 = 5 4 . 7 % ( t h r o u g h N o v e m b e r ) Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Im p l e m e n t a s y s t e m f o r t r a c k i n g o f r o u t i n e ma i n t e n a n c e a n d o n g o i n g r e p a i r s . Q2 Q2 = E x c e l s p r e a d s h e e t b a s e d s y s t e m i s i n p l a c e Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Pr o d u c e a t i m e l i n e o f d o m e i n s t a l l a t i o n a n d t a k e d o w n in c l u d i n g t a s k s t o b e c o m p l e t e d . D o m e w i l l b e s e t u p an d 1 0 0 % c o m p l e t e d w i t h a p p r o v e d o c c u p a n c y f o r No v e m b e r 3 , 2 0 1 7 . Q2 Q 1 = C o m p l e t e f o r t a k e d o w n . Q2 = T i m e l i n e f o r s e t u p c o m p l e t e . Q3 = C o m p l e t e Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Im p l e m e n t r e o r g a n i z a t i o n o f s t a f f i n g . Q1 Q1 = F T s t a f f c o m p l e t e . W o u l d l i k e t o c o n t i n u e t o work on P T g u e s t s e r v i c e s s t a f f t o p r o v i d e c o n s i s t e n t c o verage. Com IT ☒ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Cr e a t e a n d i m p l e m e n t p r o c e s s a n d pr o c e d u r e s f o r in v o i c i n g , b i l l i n g , c o l l e c t i o n o f r e n t a l f e e s . Q2 Q1 = T a s k m o v e d t o G M w i t h s t a f f r e -or g . Q2 = C o m p l e t e Com IT HR Fin ☒ RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 DI V I S I O N : Ce n t e n n i a l L a k e s P a r k Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Re b u i l d r e t a i n i n g w a l l i n t h e N o r t h P a r k O v a l G a r d e n. Q3 Co m p l e t e d . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Re p l a c e w o o d o n N o r t h P a r k d e c k . Q3 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Re p l a c e s w i n g i n g b e n c h e s i n C e n t r a l P a r k a r e a . Q2 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Ch a n g e o v e r a l l b o l l a r d l i g h t i n g f r o m i n c a n d e s c e n t to LE D . Q2 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. De c r e a s e u s e o f p l a s t i c g a r b a g e b a g s b y 2 0 % . Q4 Co m p l e t e d . Pl a s t i c b a g s w e r e r e d u c e d b y 19 % . 9 9 0 0 ba g s p u r c h a s e d i n 2 0 1 6 a n d 8 0 0 0 b a g s i n 2 0 1 7 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Ex p a n d pr o g r a m m i n g t o i n c l u d e m o r e h a n d s -on t y p e of o f f e r i n g s . Q2 Co m p l e t e d . Pr o g r a m o f f e r i n g s t o d a t e i n c l u d e S p r i n g b u l b pl a n t i n g , w r e a t h m a k i n g c l a s s , a n d F l o w e r b a s k e t m a king cl a s s . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. In i t i a t e i n t e r n a l tr a c k i n g o f a l l A s s o c i a t i o n f e e s . Q1 Co m p l e t e d . We a r e c u r r e n t l y t r a c k i n g a l l A s s o c i a t i o n f e e s at C e n t e n n i a l L a k e s . A d m i n i s t r a t i o n i s f i n a l i z i n g t he 2017 CO L A a m o u n t s f o r u s a n d w e w i l l b e g i n i n v o i c i n g l a t er this mo n t h . Com IT HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 8. In c r e a s e s p o n s o r s h i p s t o c o v e r 3 5 % o f p r o g r a m c o s t s . Q2 Di d n o t s u c c e e d i n g e t t i n g p r o g r a m s p o n s o r s h i p s . L o oking at w a y s t o i m p r o v e 2 0 1 8 s p o n s o r s h i p s . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 9. Re p l a c e b o t h p e d e s t r i a n br i d g e s i n C e n t r a l P a r k a r e a . Q4 Po s t p o n e d u n t i l 2 0 1 8 d u e t o p r o j e c t b i d s c o m i n g i n 60% ov e r b u d g e t . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 10 . An a l y z e P a r k f o r i n c r e a s e d r e v e n u e o p p o r t u n i t i e s a n d co s t s a v i n g s . Q4 On g o i n g Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 11 . Pa r t i c i p a t e i n t h e F r e d R i c h a r d s P a r k m a s t e r p l a n n i ng Q 3 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC 20 1 7 C e n t e n n i a l L a k e s Wo r k P l a n Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 pr o c e s s . ☐ STB 12 . Im p r o v e d r a i n a g e a t P u t t i n g C o u r s e a n d L a w n G a m e s Ar e a . Q3 Co m p l e t e d . Ne w d r a i n ti l e h a s b e e n i n s t a l l e d a n d i s wo r k i n g w e l l . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 13 . Pu t t o g e t h e r a c o m p r e h e n s i v e i n v e n t o r y o f a l l p a r k eq u i p m e n t , t o o l s a n d s u p p l i e s . Q1 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 14 . In s t a l l n e w f l o o r i n g i n P a v i l i o n . Q1 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 15 . Ma i n t a i n C o s t R e c o v e r y g o a l o f 7 5 % . TB D Com IT HR ☒ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 DI V I S I O N : A q u a t i c C e n t e r Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Co m p l e t e f i l t e r r e p l a c e m e n t s o n p l u n g e p o o l a n d z e r o de p t h p o o l . Q2 Co m p l e t e d . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Re p l a c e z e r o d e p t h p l a y s t r u c t u r e p r i o r t o 2 0 1 7 op e n i n g . Q2 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Co m p l e t e s l i d e i m p r o v e m e n t s ; i n c l u d i n g r e f u r b i s h i n g ex i s t i n g s l i d e s a n d a d d i n g a n e w s p e e d s l i d e . Q4 To b e c o m p l e t e d i n S p r i n g 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Co n d u c t t w o s p e c i a l e v e n t s d u r i n g t h e s e a s o n t o hi g h l i g h t n e w f a c i l i t y a m e n i t i e s a n d p r o m o t e a f u n fa m i l y e n v i r o n m e n t . Q3 Co m p l e t e d . Co n d u c t e d T o t T i m e i n t h e z e r o d e p t h p o o l wi t h p a r e n t s a n d c h i l d r e n i n J u l y a n d A u g u s t . S t a f f members le d a s e r i e s o f w a t e r g a m e s a n d a c t i v i t i e s e n g a g i n g guests an d g e t t i n g e v e r y o n e u p a n d m o v i n g . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. In v e s t i g a t e a u t o m a t e d t i m e k e e p i n g / s c h e d u l i n g pr o g r a m s t o f a c i l i t a t e s t a f f m a n a g e m e n t a n d ac c o u n t a b i l i t y . Q2 Co m p l e t e d . Im p l e m e n t e d W h e n I W o r k s o f t w a r e a t be g i n n i n g o f a q u a t i c s e a s o n . Com ☐ IT ☒ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Ac h i e v e 10 5 % c o s t r e c o v e r y Q4 Co s t r e c o v e r y w i l l n o t a c h i e v e t h e g o a l o f 1 0 5 % . I t is ex p e c t e d t o b e 1 0 0 % . A t t h e e n d o f N o v e m b e r r e v e n u e wa s $ 9 6 0 , 8 4 1 a n d e x p e n s e s w e r e $ 9 5 4 , 2 5 1 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. In c r e a s e b i r t h d a y p a r t y r e s e r v a t i o n s f r o m 1 9 -25 b y cr o s s m a r k e t i n g t o p r e v i o u s E d i n b o r o u g h P a r k bi r t h d a y p a r t y g u e s t s . Q3 Co m p l e t e d . We o f f i c i a l l y b o o k e d 2 8 p a r t i e s a n d 2 6 w e r e co m p l e t e d . T w o h a d t o c a n c e l d u e t o p o o r w e a t h e r co n d i t i o n s . ☐ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 8. Pr o m o t e “ F l o w R i d e r F r i d a y ” f e a t u r i n g de m o n s t r a t i o n s , c o n t e s t s , a n d l e s s o n s . Q3 Co m p l e t e d . Li f e g u a r d s a n d g u e s t s p u t o n d e m o n s t r a t i o n s du r i n g s a f e t y b r e a k s a f t e r a n n o u n c e m e n t s w e r e m a d e to dr a w a t t e n t i o n t o t h e F l o w R i d e r . A n n o u n c e m e n t s w e r e al s o m a d e t o i n f o r m g u e s t s t h a t p r i v a t e , s e m i - p r i v a te and gr o u p l e s s o n s w e r e a v a i l a b l e . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 9. Of f e r p r o g r a m m i n g o p t i o n s , i n c l u d i n g w a t e r e x , w a t e r Q3 We a r e n o t o f f e r i n g p r o g r a m m i n g o p t i o n s t h i s s u m m e r . Com IT ☐ HR 20 1 7 Ed i n b o r o u g h P a r k a n d A q u a t i c C e n t e r Wo r k P l a n Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 Zu m b a a n d y o g a . Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 10 . Im p r o v e v i s u a l a p p e a l a t e n t r a n c e n e a r a d m i s s i o n a r ea , to b e m o r e w e l c o m i n g . Q2 Pa i n t e d f e n c i n g a n d r e p a i r e d t h e c o u n t e r a t a d m i s s i ons to im p r o v e f i r s t i m p r e s s i o n s . D o n o t p l a n t o m o v e f o r ward wi t h a n y a d d i t i o n a l l a n d s c a p i n g d e s i g n s . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB DI V I S I O N : E d i n b o r o u g h P a r k Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Co n d u c t E d i n b o r o u g h P a r k 3 0 th An n i v e r s a r y Ce l e b r a t i o n Q4 Co m p l e t e d . Ed i n b o r o u g h P a r k s t a f f a n d C o m m u n i c a t i o n s st a f f w o r k e d v e r y c l o s e l y t o d e v e l o p a s u c c e s s f u l m arketing pl a n f o r t h e A n n i v e r s a r y P a r t y . T h e d a y i n c l u d e d s p ecial of f e r s , t o u r s o f t h e P a r k , a n d s p e c i a l e v e n t s t h r o u ghout the da y . W e e s t a b l i s h e d a g o a l t o s e l l 3 0 A n n u a l m e m b e rships wi t h a $ 3 0 d i s c o u n t a n d a c t u a l l y s o l d 1 0 4 . W e s o l d 386 da i l y a d m i s s i o n s a t a r e d u c e d p r i c e o f $ 3 . 0 0 . A m a jority of gu e s t s o n t h i s d a y w e r e f i r s t t i m e v i s i t o r s . ☒ Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Me e t b i -an n u a l l y w i t h r e p r e s e n t a t i v e s o f a d j o i n i n g pr o p e r t i e s o f E d i n b o r o u g h P a r k t o s t r e n g t h e n re l a t i o n s h i p s a n d d i s c u s s m u t u a l c o n c e r n s . Q4 In P r o g r e s s . Tw o o f t h e a s s o c i a t i o n p a r t n e r s h a v e ex p e r i e n c e d l e a d e r s h i p c h a n g e s . W e a r e r e - e s t a b l i s hing re l a t i o n s h i p s w i t h t h e C o r p o r a t e C e n t e r a n d B r o o k d a le. Th e R e s i d e n c e I n n r e l a t i o n s h i p c o n t i n u e t o b e s o l i d as we wo r k d i r e c t l y w i t h t h e m a n a g e r t o p r o b l e m s o l v e a n d honor gu e s t p r i v i l e g e s . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Co n d u c t c u s t o m e r s e r v i c e t r a i n i n g f o r a l l s t a f f tw i c e / y e a r . Q4 Co m p l e t e d . Fi r s t t r a i n i n g w a s c o n d u c t e d i n M a y a n d se c o n d t r a i n i n g w a s c o n d u c t e d i n N o v e m b e r . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Ac h i e v e 9 5 % c o s t r e c o v e r y . Q4 Co m p l et e d . Wi t h t h e c o l l e c t i o n o f p a s t d u e a s s o c i a t i o n fe e s c o l l e c t e d i n N o v e m b e r , w e e x p e c t t o e x c e e d 1 0 0 % of co s t r e c o v e r y . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. In c r e a s e d a i l y a d m i s s i o n g o a l f r o m 1 0 5 , 0 0 0 g u e s t v i si t s to 1 1 0 , 0 0 0 . I n c l u d e s d a i l y p a i d a d m i s s i o n s , m e m b e r ch e c k -in s , a n d s p e c i a l e v e n t s . Q4 Co m p l e t e d . Da i l y a d m i s s i o n s ( 1 0 7 , 7 4 4 ) a n d m e m b e r ch e c k - i n s ( 8 5 , 4 4 3 ) a t t h e e n d o f Q 4 t o t a l e d 1 9 3 , 1 8 7 visits, e xc e e d i n g t h e a n n u a l g o a l o f 1 1 0 , 0 0 0 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. In c r e a s e c o n c e s s i o n r e v e n u e f r o m $ 1 2 5 , 0 0 0 i n 2 0 1 6 to $ 1 3 0 , 0 0 0 i n 2 0 1 7 . Q4 Co m p l e t e d . Co n c e s s i o n r e v e n u e a t t h e e n d o f Q 4 w a s $1 4 6 , 5 4 2 c o m p a r e d t o $ 1 3 2 , 4 3 0 d u r i n g t h e s a m e t i m e pe r i o d i n 2 0 1 6 . W e a c h i e v e d 1 1 3 % o f t h e a n n u a l r e venue go a l . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. Re v i e w a n d e v a l u a t e p a r t n e r a g r e e m e n t s a n d pr i v i l e g e s f o r t h e p o o l & t r a c k a n d p l a y p a r k . O f f er Q2 In P ro g r e s s . To b e c o m p l e t e d in Q 1 2 0 1 8 . W i t h t h e le a d e r s h i p c h a n g e s a t t w o o f t h e a s s o c i a t i o n p a r t n e r Com IT HR Fin RCP ☐ FAC Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 op e n h o u s e s f o r F T e m p l o y e e s o f B r o o k d a l e , Co r p o r a t e C e n t e r a n d R e s i d e n c e I n n t o t o u r f a c i l i t y an d s i g n u p f o r m e m b e r s h i p s . or g a n i z a t i o n s , w e d e c i d e d t o p o s t p o n e . ☐ STB 8. Me e t a n n u a l l y w i t h E d i n a S w i m C l u b L e a d e r s h i p t o re v i e w u s a g e a n d s t r e n g t h e n r e l a t i o n s h i p . Q3 Co m p l e t e d . Me t w i t h E S C l e a d e r s h i p o n 7 / 1 8 / 1 7 . R e v i e w e d fi v e y e a r h i s t o r y a n d w o r k i n g o n p l a n s f o r t h e n e x t five years in c l u d i n g , r e n t a l f e e s , s c h e d u l i n g a n d t o t a l n u m b e r of hours av a i l a b l e . T h e r e l a t i o n s h i p c o n t i n u e s t o b e m u t u a l ly be n e f i c i a l . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 9. In c r e a s e bu i l d i n g r e n t a l r e v e n u e b y $ 5 0 0 0 . Q4 Co m p l e t e d . Re n t a l r e v e n u e a t t h e e n d of Q 4 w a s $ 6 3 , 2 8 0 co m p a r e d t o $ 5 0 , 4 5 0 i n 2 0 1 6 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 10 . In c r e a s e t o t a l m e m b e r s h i p s / 1 0 A d m i s s i o n P a s s e s (A d v e n t u r e P e a k a n d P o o l & T r a c k f r o m 1 7 7 5 u n i t s t o 19 0 0 u n i t s . Q4 Co m p l e t e d . Th e t o t a l p a c k a g e s a l e s f o r 2 0 1 7 w a s 2 3 4 3 co m p a r e d t o 2 1 6 4 i n 2 0 1 6 . ☒ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 11 . In c r e a s e n u m b e r o f b i r t h d a y p a r t y r e s e r v a t i o n s f r o m 12 0 0 i n 2 0 1 6 t o 1 2 7 5 i n 2 0 1 7 . Q4 Th e t o t a l n u m b e r o f b i r t h d a y p a r t y r e s e r v a t i o n s o n the sc h e d u l e d e v e n t l i s t f o r 2 0 1 7 i s 1 0 3 5 . E v e n t h o u g h we did no t a c h i e v e 1 2 7 5 p a r t i e s , w e w i l l e x c e e d t h e b u d g e t revenue am o u n t o f $ 1 6 8 , 0 0 0 w h e n y o u a d d i n t h e r e v e n u e r e l a ted bi r t h d a y p a r t y e x t r a s , s u c h as t -sh i r t s a n d p a r t y f a v o r s . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 AR T C E N T E R : G e n e r a l Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Ac h i e v e C o s t R e c o v e r y go a l o f 7 8 % Q4 Q4 F i n i s h y e a r a t 6 6 % . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. De v e l o p a B i r t h d a y P a r t y S t r a t e g y t o i n c r e a s e p a r t y pa r t i c i p a t i o n Q1 Co m p l e t e d . Q4 N e w b i r t h d a y p a r t y b r o c h u r e h a s b e e n ve r y s u c c e s s f u l . F o r t h e p e r i o d o f O c t - D e c 2 0 1 6 , r e venue wa s $ 3 5 5 . F o r t h e s a m e p e r i o d i n 2 0 1 7 , r e v e n u e w a s $1 0 0 9 . 5 0 , a 2 8 4 % i n c r e a s e . ☐ Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Re c r u i t a n d T r a i n S u m m e r C a m p A s s i s t a n t S t a f f w i t h Ne w F o c u s o n A r t s i n t h e P a r k s P a r t n e r s h i p w i t h P & R Q2 Co m p l e t e d . Fi v e s u m m e r c a m p a s s i s t a n t s h i r e d . We d n e s d a y s a t W e b e r a n d F r i d a y F u n D a y s a t P a m e l a P ark ar e s u c c e s s f u l . Com IT ☒ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Cr e a t e G i f t S h o p A r t i s t F i l i n g a n d P a y m e n t P r o c e s s Q2 Co m p l e t e d . Gi f t S h o p C o o r d i n a t o r T r a c y H u d s o n re s i g n e d . N e w G i f t S h o p s t a f f t r a i n i n g i n p r o g r e s s . Al l g i f t s h o p r e c o r d s t r a n s f e r r e d t o E x c e l f i l e s a n d organized el e c t r o n i c a l l y . P a y m e n t s m a d e t h r o u g h T u n g s t e n o n t he 15 th of e a c h m o n t h t o a r t i s t s . A r t i s t s h a v e b e e n c o n t a c t ed for un c o l l e c t e d i n v e n t o r y , a n d t h e i t e m s h a v e b e e n r e m o ved fr o m t h e A r t C e n t e r . G i f t S h o p a r t i s t s e l e c t i o n c o m mittee in c l u d e s B r i t t E y n g o r n , E l l i e W h i t e a k e r , S a n d r a S h a ughnessy, Me l i s s a M e l b y a n d M i c h a e l F r e y . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Wo r k w i t h F a c i l i t y M a n a g e r t o C r e a t e A r t C e n t e r Bu i l d i n g M a i n t e n a n c e P l a n Q4 Q4 – Ha v e w o r k e d m o r e c l o s e l y w i t h T i m B a r n e s . Com IT ☐ HR Fin RCP ☒ FAC ☒ STB 6. Re m o d e l P e g g y K e l l y M e d i a S t u d i o . R e m o v e c u r v e d lo w e r w a l l , r e p l a c e s h e e t r o c k , m u d a n d p a i n t a n d a d d wi n d o w Q4 De l a y e d d u e t o c o n v e r s a t i o n s a b o u t m o v i n g a r t c e n t e r fa c i l i t y . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. De v e l o p A r t i s t i n R e s i d e n c e P r o g r a m Q4 Q2 I n p r o g r e s s . C o n v e r s a t i o n s wi t h E d i n a C o m m u n i t y Ce n t e r o n n e c e s s a r y s k i l l s a n d t y p e s o f p r o j e c t s f o r Artist in Re s i d e n c e . Q3 – AC C M e m b e r C h e r y l G u n n e s s a n d M i c h a e l F r e y Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 20 1 7 Pa r k s & R e c / A r t C e n t e r Wo r k P l a n Ap p r o v e d 0 1 . 1 1 . 2 0 1 7 co n t i n u e t o d i s c u s s p o s s i b i l i t i e s . Q4 – P a n e l d i s c u s s i o n “ W h a t C a n P u b l i c A r t D o F o r A Co m m u n i t y ” s c h e d u l e d f o r M ar c h 1 , 2 0 1 8 . 8. De v e l o p a M e t a l S c u l p t u r e a n d W e l d i n g P r o g r a m . Of f e r o n e o r t w o c l a s s e s i n 2 0 1 7 Q4 Q4 – Sc u l p t o r J u d d N e l s o n t o t e a c h m e t a l w e l d i n g i n 2 0 1 8 Sp r i n g / S u m m e r A c t i v i t i e s D i r e c t o r y . C o m p l e t e Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 9. De v e l o p a T e x t i l e s P r o g r a m . P a i n t i n g o n S i l k Wo r k s h o p J u n e 2 0 1 7 a n d o t h e r p r o g r a m s Q4 Co m p l e t e d . Pa i n t i n g o n S i l k W o r k s h o p i n J u n e h a d n i n e re g i s t r a t i o n s a n d w a s s u c c e s s f u l . F l o r i d a a r t i s t w a s asked to re t u r n i n 2 0 1 8 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 10 . Ne w P r o g r a m m i n g f o r D e c e m b e r D a y s b e t w e e n Ch r i s t m a s a n d N e w Y e a r ’ s H o l i d a y s . N e w c h i l d r e n ’ s pr o g r a m m i n g f o r h o l i d a y b r e a k Q3 In P r o g r e s s . Q4 m ov e d t o 2 0 1 8 W o r k Pl a n . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 11 . Ne w G i f t S h o p P r o g r a m m i n g f o r D e c e m b e r D a y s Q3 Q3 – WI N T E R M A R K E T – Ne w p a r t n e r s h i p w i t h 5 0 th & Fr a n c e B u s i n e s s A s s n . Q4 – W I N T E R M A R K E T w a s s u c c e s s f u l . W i l l c h a r g e f o r 20 1 8 . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 12 . Re d e s i g n J e w e l r y S t u d i o t o O p t i m i z e S p a c e Q3 Q1 – Jo b P o s t i n g o n S p r i n g b o a r d f o r t h e A r t s f o r n e w je w e l r y i n s t r u c t o r s . Q2 – T h e c h o s e n a p p l i c a n t d e c l i n e d t o t h e p o s i t i o n due to lo w n u m b e r o f h o u r s t h e p o s i t i o n o f f e r e d . C o n t i n u e to in t e r v i e w . Q3 N e w j o b p o s t i n g o n S p r i n g b o a r d f o r t h e A r t s . Q4 – In p r o g r e s s . N o r e s p o n s e f r o m j o b p o s t i n g . Com IT HR ☐ Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 13 . Le a d E d i n a F a l l i n t o t h e A r t s F e s t i v a l T e a m o f Ce n t e n n i a l L a k e s a n d A r t C e n t e r S t a f f , F i r e & P o l i c e De p a r t m e n t a n d E C P F f o r o n g o i n g s u c c e s s f u l a n d pr o f i t a b l e e v e n t s Q2 Q3 C o m p l e t e . S u c c e s s f u l e v e n t f o r 2 0 1 7 . Q4 W r a p U p m e e t i n g s c h e d u l e d N o v e m b e r 1 3 , 2 0 1 7 – Wh a t w a s g o o d / W h a t c o u l d b e c h a n g e d . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB DI V I S I O N : Pa t r o l Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1 . Fa c i l i t a t e , o r g a n i z e an d e v a l u a t e a m u l t i -ju r i s d i c t i o n a l m a s s ca u s a l i t y / a c t i v e s h o o t e r e x e r c i s e a t a b u s i n e s s c a m pu s f o r po l i c e , f i r e a n d E M S . Q4 Co m p l e t e d . Su c c e s s f u l l y t r a i n e d 1 5 0 f i r s t r e s p o n d e r s o n 08 / 2 0 / 2 0 1 7 . P l a n n i n g o f t h e e x e r c i s e i s c o n t i n u i n g . As of 07 / 1 0 / 1 7 , w e h a v e 1 2 2 f i r s t r e s p o n d e r s p a r t i c ip a t i n g . Com IT ☐ HR Fin RCP 2 . Re p l a c e a n d f u l l y i n t e g r a t e n e w m o b i l e c o m p u t e r s f o r t h e po l i c e d e p a r t m e n t i n c l u d i n g p a t r o l , i n v e s t i g a t i o n s , a n d s u p p o r t pe r s o n n e l . Q1 Co m p l e t e d . Al l n e w c o m p u t e r s a r e i n s t a l l e d i n t h e sq u a d s a n d o p e r a t i o n a l . C F 3 1 ’ s a n d 5 4 ’ s a r e i n . I T working on t h e b u i l d u p s a n d t h e n e w c o m p u t e r s a r e b e i n g i n stalled wi t h t h e s q u a d b u i l d s . Com ☒ IT HR Fin RCP 3 . Up d a t e t h e O n e S o l u t i o n m o b i l e s q u a d s o f t w a r e sy s t e m s (M C I ) a n d f a c i l i t a t e t r a i n i n g s f o r a l l u s e r s . Q3 In p r o g r e s s . Im p l e m e n t a t i o n w i l l b e i n 2 0 1 8 a n d i t i s in c l u d e d o n t h e 2 0 1 8 W o r k P l a n . IT w i l l b e b u i l d i n g t h e se r v e r t h a t w i l l s u p p o r t t h e m o b i l e p r o d u c t . Com ☒ IT HR Fin RCP 4 . Co n t i n u e t o re v i e w t h e p r o c e d u r e s i n b o o k i n g t o st r e a m l i n e o u r s y s t e m i n a n a t t e m p t t o r e d u c e t h e a mo u n t o f ti m e p r o c e s s i n g a r r e s t e e s a n d i n c r e a s e t h e t i m e o n pa t r o l . Q3 Co m p l e t e d . Th e n ew b o o k i n g s t a t i o n , c o m p u t e r , printer an d L i v e s c a n f i n g e r p r i n t m a c h i n e / D M T w o r k s t a t i o n i s fully op e r a t i o n a l . I n s t a l l t h e n e w L i v e s c a n f i n g e r p r i n t m achine, re b u i l t / r e c o n f i g u r e d t h e c a b i n e t f o r t h e p r i n t e r a n d fi n g e r p r i n t s c a n n e r . O r d e r e d a n e w c o m p u t e r a n d de t e n t i o n b e n c h f o r t h e s e c o n d b o o k i n g s t a t i o n . Com ☒ IT HR Fin RCP 5 . R e p l a c e , o u t f i t a n d f u l l y in t e g r a t e s i x m a r k e d p a t r o l v e h i c l e s an d t w o s e m i - m a r k e d v e h i c l e f o r t h e t r a f f i c d i v i s i o n a s ou t l i n e d i n t h e 2 0 1 7 e q u i p m e n t r e p l a c e m e n t s c h e d u l e . Q2 Co m p l e t e d . Al l s q u a d s ar e bu i l t -up an d o p e r a t i o n a l . Sq u a d s a r e b e i n g b u i l t u p a n d p u t i n t o s e r v i c e . Com ☒ IT HR ☒ Fin RCP 6 . Ad d a d d i t i o n a l Li c e n s e P l a t e R e a d e r s ( L P R ’ s ) t o t h e pa t r o l fl e e t . Q3 Co m p l e t e d . Al l 5 LP R ’ s a r e i n s t a l l e d . LP R ’ s a r e b e i n g in s t a l l e d Com ☒ IT HR Fin RCP 20 1 7 Po l i c e De p a r t m e n t W o r k P l a n Support Needed Key: Com = Communications IT = Information Technology HR = Human Resources Fin = Finance RCP = Resilient Community Project DI V I S I O N : I n v e s t i g a t i o n s Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1 In c r e a s e t h e n u m b e r o f l a p t o p c o m p u t e r s c a p a b l e o f be i n g de p l o y e d b y D e t e c t i v e s w o r k i n g i n t h e f i e l d . Q1 Co m p l e t e d ☐ Com ☒ IT ☐ HR Fin RCP 2 Tr a i n a n d i m p l e m e n t d i v i s i o n w i d e u s e o f e l e c t r o n i c s e a r c h wa r r a n t s. Q2 Co m p l e t e d Com IT HR Fin RCP 3 Re v i e w a n d u p d a t e n e w h i r e b a c k g r o u n d i n v e s t i g a t i o n pa c k e t a n d s t a n d a r d i z e b a c k g r o u n d s u m m a r i e s . Q3 Co m p l e t e d Com IT HR Fin RCP 4 St r e a m -li n e v e h i c l e f o r f e i t u r e p a p e r f l o e f o r S t a f f O f f i c e r b y cr e a t i n g La s e r f i c h e fo r m a t t e d f o r m s . Q4 Co m p l e t e d BC A l a u n c h e d p r o g r a m . K i n k s a r e b e i n g wo r k e d o u t b u t i s u p a n d r u n n i n g . . Com ☒ IT HR Fin RCP DI V I S I O N : A d m i n i s t r a t i o n Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1 . S e c o n d F l e x o f f i c e r a t S o u t h d a l e M a l l t o h a v e t h e n e c e s s a r y ac c e s s i b i l i t y ( I . T . ) t o p e r f o r m j o b f u n c t i o n s . Q2 Co m p l e t e d . La p t o p s h a v e b e e n r e p l a c e d a n d th e y w i l l al s o b e g e t t i n g o n e a d d i t i o n a l l a n d l i n e p h o n e . T h ey have ac c e s s t o o u r n e t w o r k , t o o . Com ☒ IT ☐ HR Fin RCP 2 . T e x t t o 9 1 1 p r o g r a m t o b e i m p l e m e n t e d . W i l l n e e d t o cr e a t e p r o c e d u r e s a n d i m p l e m e n t t r a i n i n g . S e r v e r m us t b e pu r c h a s e d . Q3 Co m p l e t e d . Eq u i p m e n t h a s b e e n o r d e r e d . C u r r e n t l y wo r k i n g w i t h s t a t e t o m a k e t h i s p r o g r a m w o r k f r o m t he ba c k e n d . L o o k i n g t o b e u p a n d r u n n i n g t o w a r d e n d of No v e m b e r . T e s t i n g E n v i r o n m e n t h a s b e e n c r e a t e d a n d te s t i n g / t r a i n i n g h a s b e e n o c c u r r i n g w i t h s t a f f . N e w pr o j e c t e d g o l i v e i s O c t o b e r 1 7 th , 2 0 1 7 a n d a n n o u n c e d t o th e g e n e r a l p u b l i c i n D e c e m b e r 2 0 1 7 . Com ☒ IT HR ☒ Fin RCP 3 . R e p l a c e f i n g e r p r i n t m a c h i n e a n d p r i n t e r i n b o o k i n g a r e a . BC A h a s i n f o r m e d u s t h a t c u r r e n t s y s t e m w i l l n o l o n ge r b e co m p a t i b l e . P r i n t e r w i l l a l s o h a v e t o b e p u r c h a s e d t o b e co m p a t i b l e . Q1 Co m p l e t e d . Of f i c e r s h a v e b e e n t r a i n e d a n d s y s t e m i s fu n c t i o n a l . Com IT HR ☐ Fin RCP 4 . D e v e l o p r e g u l a r a u d i t s c h e d u l e f o r pr o p e r t y / e v i d e n c e ro o m . N o c u r r e n t m a n d a t e d a u d i t i n p l a c e b y B C A . Q2 Co m p l e t e d . A q u a r t e r l y i n s p e c t i o n p r o g r a m h a s b e e n de v e l o p e d a n d c o m p l e t e d s o f a r t h i s y e a r o n F e b r u a r y 8, Ma y 1 7 , a n d A u g u s t 2 2 . R a n d o m R M S it e m re p o r t s are Com IT HR Fin RCP ge n e r a t e d a n d ch e c k e d . Pr o p e r t y s t o r a g e a r e a s a r e in s p e c t e d a n d r e v i e w e d w i t h t h e p r o p e r t y s p e c i a l i s t . Special at t e n t i o n i s g i v e n t o i t e m s s u c h a s c u r r e n c y , f i r e a rms and co n t r o l l e d su b s t a n c e s . E a c h i n s p e c t i o n i s d o c u m e n t e d . 5 . P u b l i c sa f e t y d i s p a t c h m i n i m u m t r a i n i n g s t a n d a r d s . M E S B ha s r e c e n t l y d e t e r m i n e d m i n i m u m s t a n d a r d s . E d i n a w il l h a v e to i m p l e m e n t t h i s i n t o t h e t r a i n i n g p r o g r a m a n d a s s ur e t h a t cu r r e n t d i s p a t c h e r s h a v e m e t t h e s t a n d a r d s . Q2 Co m p l e t e d . Nu m e r o u s t o p i c s r a n g i n g f r o m le g a l c o n c e p t s to i n t e r p e r s o n a l c o m m u n i c a t i o n s t o e m e r g e n c y ma n a g e m e n t h a v e b e e n d i v i d e d a m o n g s t c u r r e n t di s p a t c h e r s . T h e i r r o l e i s t o i m p l e m e n t t h e s e s t a n dards in t o c u r r e n t t r a i n i n g . W i l l b e c o m p l e t e d i n t h e n e xt two we e k s . A l l a r e a s o f t h e M i n i m u m T r a i n i n g S t a n d a r d s issued by t h e M E S B h a v e b e e n i m p l e m e n t e d i n o u r i n - h o u s e tr a i n i n g p r o g r a m . Com IT HR Fin RCP 6 . Re s e a r c h a n d e v a l u a t e i n -sq u a d c a m e r a s y s t e m s f o r a l l ma r k e d s q u a d s . C u r r e n t s y s t e m i n d u e f o r r e p l a c e m e nt i n 20 1 8 . W i l l b e l o o k i n g a t s y s t e m s t h a t a l s o o f f e r t he a b i l i t y t o in t e g r a t e a d d i t i o n o f b o d y c a m e r a s . Q4 Co m p l e t e d . Ha v i n g d i f f i c u l t y f i n d i n g a s y s t e m t h a t in t e g r a t e s w e l l w i t h b o d y c a m e r a s . M a y h a v e t o c o n sider ju s t r e p l a c i n g i n - s q u a d c a m e r a s . Ha v e b e e n i n c o n v e r s a t i o n s wi t h W a t c h G u a r d a n d A x o n a n d h a v e r e c e i v e d s o l i d es t i m a t e s . Wi l l b e i m p l e m e n t i n g W a t c h G u a r d i n 2 0 1 8 . Com ☒ IT HR Fin RCP 7 . R e v i e w t h e P o l i c e D e p a r t m e n t w e b p a g e t o m a k e s u r e i t i s up d a t e d a n d a c c u r a t e . Q1 - Q4 Co m p l e t e d . Th i s w i l l c o n t i n u e t o b e a n o n -go i n g p r o j e c t an d c h a n g e s w i l l b e m a d e a s n e e d e d . N e w c i t y / p o l i c e we b s i t e w a s i m p l e m e n t e d i n A u g u s t 2 0 1 7 . T h r e e p o l i c e de p a r t m e n t s t a f f m e m b e r s n o w h a v e a c c e s s a n d h a v e b een tr a i n e d t o m a k e u p d a t e s a n d c h a n g e s . Com IT HR Fin RCP DI V I S I O N : H e a l t h Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Ut i l i z e L a s e r f i c h e r e c o r d s m a n a g e m e n t s y s t e m f o r s t or a g e of a l l f o o d , p o o l , a n d l o d g i n g i n s p e c t i o n s , e l i m i n a ti n g p a p e r co p i e s of i n s p e c t i o n r e p o r t s . Q1 Co m p l e t e d : St a f f u s i n g L a s e r f i c h e a s s o l e s t o r a g e l o c a t i o n fo r i n s p e c t i o n r e p o r t s . Com ☒ IT ☐ HR Fin RCP 2. In c o o r d i n a t i o n w i t h C o m m u n i t y H e a l t h C o m m i s s i o n , ev a l u a t e p o s s i b l e c o d e c h a n g e s r e g a r d i n g r e g u l a t i o n o f to b a c c o p r o d u c t s i n t h e C i t y . Q2 Co m p l e t e d : To b a c c o 2 1 o r d i n a n c e p a s s e d e f f e c t i v e J u l y 1 . Com IT HR Fin RCP 3. Pr o m o t e R a d o n Aw a r e n e s s M o n t h i n J a n u a r y o f 2 0 1 7 th r o u g h v a r i o u s m e d i a a n d p r o v i d i n g t e s t k i t s t o p u bl i c an d e m p l o y e e s . Q1 Co m p l e t e d : Mo r e t h a n 4 0 0 t e s t k i t s w e r e p r o v i d e d t o t h e pu b l i c t h r o u g h t h e e f f o r t s o f t h e A d m i n i s t r a t i v e s t aff and He a l t h D i v i s i o n . ☒ Com IT HR Fin RCP 4. Pr e p a r a t i o n o f e d u c a t i o n m a t e r i a l r e g a r d i n g b e n e f i t s o f wa s t e r e d u c t i o n a n d i n c r e a s i n g o r g a n i c w a s t e c o l l e c ti o n . Wo r k i n g t o w a r d s S t a t e / H e n n e p i n C o u n t y o r g a n i c co l l e c t i o n g o a l o f 3 % . Q2 Co m p l e t e d : PS A a n d m a i l c o n t a c t t o r e s i d e n t s r e g a r d i n g co u n t e r t o p o r g a n i c s b u c k e t p r o g r a m i s c o m p l e t e d . Co o r d i n a t i o n c o n t i n u i n g w i t h S u s t a i n a b i l i t y C o o r d i n ator an d E n e r g y a n d E n v i r o n m e n t C o m m i s s i o n r e g a r d i n g S o l id Wa s t e , O r g a n i c s , a n d R e c y c l i n g r e p o r t . ☒ Com IT HR Fin RCP NO T E S : At t h e t i m e o f t h i s s u b m i s s i o n , w e a r e s t i l l w a i t i n g f o r s o m e o f t h e d a t a c o l l e c t e d f r o m t h e e m p l o y e e en g a g e m e n t s u r v e y a n d t h e r e s u l t s o f t h e Pu b l i c S a f e t y S t a f f i n g S t u d y . O n c e t h i s i n f o r m a t i o n i s a v a i l a b l e ( D e c e m b e r ? ) c o m m a n d s t a f f w i l l r e v i e w t h e d a t a a n d w i l l p o t e n t i a l l y a d d a d d i t i o n a l it e m s t o o u r w o r k p l a n . Ap p r o v e d 0 1 . 1 2 . 2 0 1 7 DI V I S I O N : St r e e t s Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. An n u a l r e t a i n i n g w a l l p r o j e c t s Q3 Ox f o r d w a l l c o m p l e t e . 7 r e t a i n i n g w a l l s c o m p l e t e d a f t e r a we t S p r i n g s a w 3 f a i l u r e s a n d 4 r e a d y t o f a i l . C o m p leted re p a i r s a t : 5 5 0 0 W 7 7 th , C a h i l l / D e w e y H i l l , In t e r l a c h e n / B l a k e , V a l l e y V i e w / V i r g i n i a L n , 6 0 th /C o n c o r d , 76 th /E d i n b o r o u g h Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Im p l e m e n t a t i o n o f b r i d g e p r o g r a m a) Ra i l p a i n t i n g o n G u s Y o u n g b) Ra i l i n g a n d p i l l a r r e p a i r o n W 5 0 th St r e e t b r i d g e Q4 a) Co m p l e t e d . b) Mo v e d f u n d s t o e m e r g e n c y r e p a i r o f w a l l f a i l u r e a t Ha n s o n R d / G a r d e n P a r k . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Im p l e m e n t a t i o n o f n e w r a m p c l e a n i n g p r o g r a m a t 5 0 th an d F r a n c e b u s i n e s s d i s t r i c t . Q3 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Si g n r e p l a c e m e n t p r o g r a m Q4 Co m p l e t e d r e p l a c e m e n t o f e n t i r e S E q u a d r a n t ( ~ 1 , 0 0 0 si g n s ) . S W q u a d r a n t o n g o i n g , Q 2 2 0 1 8 . C o m p l e t e d t h e si g n s f o r 3 n e i g h b o r h o o d r e c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Co m p l e t i o n o f a n n u a l c o n c r e t e r e p a i r p r o g r a m Q4 Co m p l e t e d , p ou r e d 70 7 C. Y . o f c o n c r e t e Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Co m p l e t i o n o f a n n u a l t h i n o v e r l a y p r o g r a m Q4 Al l m a j o r a r e a s c o m p l e t e d . VV / 1 6 9 o n h o l d t o c o o r d i n a t e wi t h f u t u r e M N D O T p r o j e c t , t e n t a t i v e 2 0 1 9 . R u t h D r and Oa k B e n d Q 2 2 0 1 8 ( p r i o r t o 2 0 1 8 M & O a r e a s ) . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. Im p l e m e n t a t i o n o f a n a n t i -ic i n g p r o g r a m i n t h e c i t y wh i c h w i l l h e l p r e d u c e s a l t u s a g e t h r o u g h o u t t h e c i ty . Ne w e q u i p m e n t a n d t r a i n i n g o f t h e o p e r a t o r s i n h o p e s of s a l t r e d u c t i o n c i t y w i d e . Q4 Co m p l e t e d , i n u s e . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 20 1 7 Pu b l i c W o r k s De p a r t m e n t W o r k P l a n Support Needed Key: Com = Communications IT = Information Technology HR = Human Resources Fin = Finance RCP = Resilient Community Project FAC = Facilities STB = Sustainability Ap p r o v e d 0 1 . 1 2 . 2 0 1 7 DI V I S I O N : Ut i l i t i e s Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. We l l r e h a b i l i t a t i o n P r o g r a m a) We l l 4 & 1 5 b) We l l 6 c) We l l 9 d) We l l 1 1 ( E m e r g e n c y r e p a i r ) Q4 a) Co m p l e t e d b) Cu r r e n t l y b e i n g r e h a b b e d , e n d o f J a n 2 0 1 8 c) Su b s t a n t i a l c o m p l e t i o n e n d o f J a n 2 0 1 8 d) Co m p l e t e d , v e r i f i e d s t r u c t u r a l i n t e g r i t y o f w e l l ca s i n g . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. Co m p l e t e i n s t a l l a t i o n o f w a t e r m e t e r s i n 4 P a r k Sh e l t e r b u i l d i n g s t o i m p r o v e a c c o u n t a b i l i t y Q4 14 P a r k b u i l d i n g s c o m p l e t e d Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Hy d r a n t M a i n t e n a n c e p r o g r a m ( o n g o i n g ) – 4 y e a r pr o g r a m b e g a n i n S u m m e r 2 0 1 5 20 1 9 16 c o m p l e t e r e b u i l d s 62 c l e a n e d a n d p a i n t e d Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Su c c e s s f u l l y i m p l e m e n t C I P p r o j e c t s : a) MS 4 M H i n s p e c t i o n r e p a i r s b) St o r m L i f t S t a t i o n s # 3 ( M e l o d y ) c) So u t h d a l e t o w e r p u n c h l i s t c o m p l e t i o n d) Du b l i n R e s e r v o i r P u m p R e p a i r e) Sa n i t a r y s e w e r L i f t S t a t i o n N o . 1 4 p u m p i n s t a l l a t i o n f) Pa n e l v i e w a n d P L C s / C h e m i c a l F e e d P u m p s Q 4 a) On g o i n g , r o u g h l y 5 0 % c o m p l e t e d b) Co m p l e t e d c) Co m p l e t e d d) Co m p l e t e d e) Co m p l e t e d f) PV / P L C P h a s e I c o m p l e t e d . T w o n e w p u m p s in s t a l l e d Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 5. Cl e a n G l e a s o n wa t e r t o w e r Q3 Sc h e d u l e d f o r Sp r i n g 2 0 1 8 Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Cl e a n R e c e i v i n g t a n k s i n al l W T F s Q4 Co m p l e t e d Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 7. An a l y z e a n d r e s e a r c h t h e f e a s i b i l i t y o f r e m o v i n g si l t a t i o n d e l t a s t h e r e b y c l e a n i n g o u r s t o r m w a t e r po n d s . Q4 2 s i t e s i d e n t i f i e d . N o D N R p e r m i t s n e e d e d , 9 m i l e permit ap p l i c a t i o n s s u b m i t t e d Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB DI V I S I O N : Fa c i l i t i e s / E l e c t r i c a l / H V A C Ap p r o v e d 0 1 . 1 2 . 2 0 1 7 Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. As s i s t v a r i o u s d e p t s w it h sm a l l p r o j e c t s a n d C I P pr o j e c t s t h e r e b y p r o v i d i n g a c e n t r a l i z e d f a c i l i t y ma i n t e n a n c e f u n c t i o n a) Ci t y H a l l b a s e m e n t F l o o r r e c o v e r b) PW w e t f l o o r d r a i n a g e c) PW C O , N O 2 s e n s o r r e p l a c e m e n t d) Ed i n b o r o u g h I n t e r i o r e n t r y d o o r r e p l a c e m e n t . Q4 Pa r k i n g L o t p a v e m e n t e v a l u a t i o n co m p l e t e d ; 2 p a r k s h e l t e r ro o f s ; C o r n e l i a , a n d W e b e r c o m p l e t e d . Ed i n b o r o u g h P a r k r o o f l e a k r e p a i r c o m p l e t e d . V e r n o n Li q u o r e x t e r i o r w a l l p a i n t e d . Fi r e s t a t i o n 1 d o o r p a i n t e d . R a m p s w e e p i n g m a i n t e n a nce pr o g r a m c o m p l e t e d . We l l s 4 & 1 9 r o o f s r e p l a c e d . C o m m u n i t y R o o m t a b l e re p l a c e m e n t c o m p l e t e d . A s s i s t B r a e m a r g o l f c l u b h o u s e r e n o v a t i o n s , p a i n t electrical wa l l c o n s t r u c t i o n c o m p l e t e d . De t e n t i o n r o o m c o u n t e r d e s k l i f t i n s t a l l e d . Te n a n t l e a s e a t B r a e m a r I c e a r e n a r e n e g o t i a t e d , a n d HVAC im p r o v e m e n t s c o m p l e t e d . ( H V A C c o n t r o l s , R i n k L i g h t ing) PW w a t e r f o u n t a i n i n s t a l l a t i o n o n h o l d f o r B l d g D e p t ap p r o v a l ( Q 1 2 0 1 8 ) Li f t d e s k i n s t a l l a t i o n P l a n n i n g a n d A s s e s s i n g d e p a r tments an d P l a n n i n g f u r n i t u r e r e n o v a t i o n s c o m p l e t e d . I n s t a lled trial Cu b i c l e t r i m i n C o m m u n i c a t i o n s d e p a r t m e n t f o r a e s t h etics tr i a l , o n h o l d . Pl a n n i n g m a i n t e n a n c e i n 5 0 th a n d F r a n c e d i s t r i c t , S o u t h r a m p an d p a v e r r e p l a c e m e n t s c o m p l e t e d . L E D r e p l a c e m e n t s w i t h E d i n b o r o u g h P a r k o n g o i n g a s ch o s e n f i x t u r e s a r e n o l o n g e r p r o d u c e d . L i b r a r y S e n i o r c e n t e r A d a e n t r y p l a n a n d l o t a s p h a lt re p l a c e m e n t c o m p l e t e d . A) U P S B a c k u p s y s t e m p l a n f o r C i t y H a l l c o m p l e t e d . B) P W f l o o r d r a i n i n s t a l l e l i m i n a t e d . C) C o m p l e t e d . D) 5 C o m p l e t e d , r e m a i n i n g 3 Q 2 2 0 1 8 . G u t t e r r e p l a c e m e n t a t A r n e n s o n a c r e s c o m p l e t e d . Sp r i n t D e c o m m i s s i o n i n g c o m p l e t e d a t V V a n d G l e a s o n To w e r . T r a c y a v e M o n o p o l e u p g r a d e c o m p l e t e d . Co l d S t o r a g e fl o o r o n h o l d . Com IT ☐ HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB Ap p r o v e d 0 1 . 1 2 . 2 0 1 7 Je r r y s r a m p r e p a i r s Q2 2 0 1 8 . 2. Im p l e m e n t i n g E n e r g y E f f i c i e n c i e s a n d P r e v e n t a t i v e Ma i n t e n a n c e P l a n - C R B P S Q2 CR B P s P r o j e c t co m p l e t e d , C o u n c i l p r e s e n t a t i o n 5 / 1 / 1 8 . Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. Tr a f f i c s i g n a l c a b i n e t r e m o v a l a n d r e p l a c e m e n t pr o g r a m : a) Ca b i n e t R e p l a c e m e n t : 7 8 t h a n d C a h i l l b) T ra f f i c c o n t r o l ca m e r a s : Me t r o B l v d . & 7 0 t h St r e e t Q3 a) Co m p l e t e d . b) Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 4. Co n t i n u e l o a d b a n k c o n d i t i o n i n g o f c i t y g e n e r a t o r s . De v e l o p P M s c h e d u l e u t i l i z i n g C i t y W o r k s f o r d a t a en t r y Q4 Sc h e d u l i n g c o m p l e t e d , o n g o i n g . Com ☒ IT HR Fin RCP ☒ FAC ☐ STB 5. Im p l e m e n t i n g GI S b a s e d w o r k r e q u e s t s y s t e m Q4 Sy s t e m c h a n g e t o S p i c e w o r k s c o m p l e t e d , w o r k i n g w e l l Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 6. Ro l l o u t s m a l l c e l l s i t e s c i t y w id e / r e o r g a n i z e c e l l in v e n t o r y Q3 Or d i n a n c e a n d M a s t e r l i c e n s e a g r e e m e n t s co m p l e t e d , En g i n e e r i n g f i n i s h i n g R O W p e r m i t l a n g u a g e . Com ☒ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB DI V I S I O N : Ad m i n i s t r a t i o n / E q u i p m e n t O p e r a t i o n s Go a l : Ta r g e t Co m p l e t i o n Da t e : Pr o g r e s s R e p o r t : Support Needed: 1. Pr i o r i t i z e a n d c o m m u n i c a t e e q u i p m e n t r e p l a c e m e n t sc o r i n g m e t h o d o l o g y t o E L T . Q3 Co m p l e t e d . Com ☐ IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 2. De m o l i s h a n d r e s t o r e t h e H o o t e n s C l e a n e r ’ s s i t e Q4 Co m p l e t e d . Com IT HR Fin RCP ☐ FAC ☐ STB 3. EN G A G E M E N T GO A L : Em p l o y e e e n g a g e m e n t go a l T B D Q4 c) NO T E S :